WWF, la organización mundial de conservación, busca a una persona a tiempo completo que deberá brindar apoyo administrativo y financiero a la gestión de proyectos de WWF Chile

Responsabilidades Clave

1. Apoyo en la Administración de Contratos Entrantes
    

• Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de cada contrato entrante.
• Apoyar la recopilación y organización de documentación contractual y financiera.
• Actualizar bases de datos y sistemas internos relacionados con proyectos y contratos (Workday, Smartsimple y Adaptive).
• Realizar seguimiento de fechas clave, entregables, informes y vencimientos.
• Gestionar los acuerdos de apoyo para viajes requeridos en el marco de los proyectos, coordinando la recopilación de antecedentes, elaboración de borradores, seguimiento de firmas, archivo de documentos y monitoreo de su correcta ejecución y rendición.
• Colaborar en la preparación de información requerida por los equipos programáticos y de operaciones.

1. Apoyo en el Monitoreo Financiero

• Mantener actualizados los registros de ejecución presupuestaria de los proyectos (One Drive).
• Mantener actualizadas las actas de reuniones de revisión de ejecución de los proyectos (One Drive).
• Preparar reportes financieros periódicos y cuadros de seguimiento para revisión de la Coordinadora Financiera.
• Revisar documentación de respaldo y verificar su consistencia antes de su procesamiento.
• Apoyar procesos de conciliación y seguimiento de gastos de proyectos.
• Dar seguimiento a remesas, ingresos y saldos de proyectos según instrucciones de la Coordinadora Financiera.
• Apoyar la generación, distribución, recopilación y revisión preliminar de los Timesheets mensuales del personal, verificando su completitud, consistencia y cumplimiento de los requerimientos de los proyectos y donantes, para su posterior validación por la Coordinadora Financiera.

1. Apoyo en Reportes a Donantes

• Recopilar documentación financiera requerida para la preparación de reportes.
• Completar formatos y plantillas estandarizadas de reportes financieros según requerimiento de cada donante.
• Verificar que la documentación de respaldo cumpla los requisitos establecidos por los donantes y la organización.

1. Gestión Documental y Cumplimiento

• Organizar y resguardar la documentación financiera y contractual.
• Apoyar revisiones internas de cumplimiento de políticas y procedimientos.
• Mantener registros actualizados de contratos, convenios y documentación de proyectos.

1. Apoyo en Auditorías

• Recopilar y organizar la documentación solicitada por auditores internos y externos.
• Mantener archivos ordenados y disponibles para procesos de auditoría.
• Dar seguimiento a requerimientos de información durante auditorías

1. Otras tareas comunes

• Colaborar en actividades de planificación, monitoreo y evaluación del equipo de WWF Chile.

• Participar colaborativamente en actividades comunes de la oficina de WWF, incluyendo reuniones mensuales, anuales, de desarrollo organizacional, entre otras.

• Desarrollar todas aquellas responsabilidades que por la naturaleza de su trabajo puedan surgir y/o le sean asignadas por su supervisor.

1. Relaciones de trabajo:

1. Internas: Comunicación regular con la Coordinadora Financiera a quien reporta y recibe orientación, y trabajo en equipo con los demás miembros del equipo de Operaciones.

1. Externas: A medida que se vaya integrando al equipo, asumirá labores de comunicación efectiva con miembros de la red global de WWF, en particular con la oficina de WWF-US en materias de manejo de donantes y administración interna. 

1.  Calificaciones mínimas:

Conocimientos:

• Poseer un título profesional en el área de administración, negocios o similar.
• Fluidez en español (escrito y hablado) y deseable dominio de inglés (escrito y hablado).
• Dominio de entorno Windows. Indispensable: MS Office (Word y Excel a nivel intermedio), manejo de correo electrónico (de preferencia Outlook).
• Conocimiento de Asistentes de Inteligencia Artificial (de preferencia Claude o Copilot)
• Deseable dominio de herramientas de análisis de datos (PowerBi o Similares)
• Deseable dominio en ERP’s de cualquier tipo.
• Conocimiento de sistemas de reuniones remotas (Zoom, Teams).

Experiencia:

• Experiencia mínima de 2 años en actividades administrativas
• Experiencia en registros contables
• Experiencia en procesos de auditoría
• Experiencia en trabajos similares en otras Organizaciones (Deseable)

Competencias:

• Integridad
• Orientación a resultados
• Respeto y valoracion de la diversidad.
• Organizado, con alto grado de sentido de responsabilidad.
• Manejo efectivo del tiempo
• Habilidad de comunicación.
• Organización para trabajar efectivamente bajo presión