Note : Ce rôle nécessitera que vous soyez principalement au bureau à temps plein, mais compte tenu de la situation actuelle liée au COVID, il sera possible de travailler à distance en fonction des besoins jusqu'à ce que la situation se rétablisse.

En tant que notre nouveau coordinateur de bureau chez Vention, vous jouerez un rôle essentiel dans le bien-être de nos employés en établissant un environnement de bureau positif, passionnant, inclusif et amusant. Vous serez le principal point de contact pour les employés et les visiteurs. Dans le cadre de ce poste, vous veillerez à ce que les opérations de nos bureaux se déroulent de manière harmonieuse et efficace en assurant un soutien administratif et en maintenant la culture de bureau de la société. Vous avez de l'expérience et vous êtes passionné par la création de communications et de relations internes positives et engageantes. Vous souhaitez maintenir un environnement de bureau organisé de façon rapide et méticuleuse et vous êtes en mesure de résoudre efficacement les problèmes.

Administration de bureau

•  Vous offrirez une expérience utile à l'accueil en gérant et en accueillant les visiteurs du bureau, y compris la réception, le filtrage et le tri du courrier et des colis pour tous les locaux.
• Vous vous assurerez que le bureau soit approvisionné avec tous les produits de première nécessité, à savoir le café, les produits d'épicerie, les fournitures de bureau, les ordinateurs, etc.
• Vous aiderez à coordonner et à organiser les événements de l'entreprise et de l'équipe en préparant les espaces de bureau et les salles de conférence pour accueillir ces événements.
• Vous apporterez votre soutien à l'équipe en réservant des voyages, en coordonnant des réunions ou des événements, et en vous occupant d'autres tâches diverses selon les besoins.
• Vous soutiendrez la gestion de nos relations avec les vendeurs, les prestataires de services et les propriétaires.
• Vous fournirez un soutien administratif à la direction et aux membres du personnel supérieur.
• Vous contribuerez à la surveillance de la sécurité interne et veillerez à leur bon fonctionnement (comme par exemple les caméras, le système d'alarme, les cartes d'accès).
• Vous apporterez votre soutien à l'équipe des ressources humaines en ce qui concerne les mesures de sécurité du COVID.

RH

• Vous prêterez main-forte en ce qui concerne les aspects administratifs du processus de recrutement et d'embauche.
• Vous coordonnerez l'expérience d'accueil des nouveaux employés, en vous assurant que tout ce dont ils ont besoin est prêt pour leur premier jour, en faisant en sorte qu'ils se sentent chez eux et en servant de personne de référence pour répondre à leurs questions.
• Vous agirez en tant que point de contact de confiance pour tous les autres membres de l'équipe, en veillant à la fiabilité et à la discrétion dans la coordination de leurs avantages, en répondant à leurs demandes, et en maintenant et en mettant à jour leurs dossiers d'employés.
• Vous aiderez tout le monde à se sentir connecté en organisant, coordonnant et en exécutant des événements créatifs et des activités de cohésion d’équipe et team-buildings.

Comptabilité

• Vous contribuerez à la collecte et au traitement des reçus, des notes de frais et de la paie.

• Expérience de travail dans un environnement de startup à croissance rapide.
• Bilinguisme oral et écrit (anglais et français - obligatoire).
• Capacités démontrées à établir des relations solides et de confiance avec les membres de l'équipe.
• Esprit d'équipe et capacité à gérer simultanément plusieurs projets de manière autonome dans un environnement au rythme soutenu.
• Excellentes compétences en matière de gestion de l'organisation et du temps, ainsi que le souci du détail.
• Maîtrise de Microsoft Excel, GSuite, et expérience de travail avec divers logiciels.
• Familiarité avec les logiciels de ressources humaines (un atout).

Nous sommes fiers de nos collaborateurs et soutenons leur réussite grâce au développement et à l'avancement de leur carrière. Nous sommes reconnus et respectés pour notre culture d'inclusion et d'appartenance, en nous efforçant continuellement de faire ce qui est bon pour nos employés et nos communautés.