Forvis Mazars est un groupe international et intégré spécialisé dans l’audit, la fiscalité et le conseil ainsi que dans les services comptables et juridiques*. Présents dans plus de 100 pays et territoires à travers le monde, nous nous appuyons sur l’expertise de plus de 50 000 professionnels – plus de 33 000 au sein de notre partnership intégré et plus de 17 000 via « Mazars North America Alliance » – pour accompagner les clients de toutes tailles à chaque étape de leur développement.

* Dans les pays où les lois en vigueur l’autorisent.

Dans l’organisation de Forvis Mazars, notre région s’étend de la Champagne à la Meurthe-et-Moselle et est totalement intégrée avec les autres bureaux partout dans le monde. Au sein de nos bureaux de Reims et Nancy, les 6 associés accompagnent environ 190 collaborateurs et répondent aux besoins de leurs clients régionaux.

Nous renforçons notre équipe juridique et administrative en recrutant un Assistant juridique et Administratif polyvalent H/F et à l’aise avec les outils numériques.

A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Préparation et suivi des dossiers juridiques

• Participer à la constitution et à la mise à jour des dossiers juridiques des sociétés
• Préparer et mettre en forme les documents juridiques courants 
• Assister les équipes dans le suivi des opérations juridiques récurrentes
• Préparer les documents nécessaires aux assemblées générales et aux approbations annuelles des comptes
• Assurer le suivi des signatures et des pièces justificatives

Formalités juridiques

• Préparer et effectuer les formalités administratives liées à la vie des sociétés
• Assurer le suivi des dépôts et déclarations auprès des organismes compétents
• Utiliser les plateformes de formalités, notamment le Guichet unique
• Contrôler la complétude des dossiers avant transmission
• Suivre les retours, demandes de régularisation et validations des formalités

Gestion des échéances et suivi juridique

• Tenir à jour les calendriers et tableaux de suivi
• Identifier les échéances et effectuer les relances nécessaires
• Assurer la traçabilité des démarches réalisées
• Mise à jour des lettres de mission

Préparation et suivi des dossiers juridiques

• Participer à la constitution et à la mise à jour des dossiers juridiques des sociétés.
• Préparer et mettre en forme les documents juridiques courants selon les modèles et instructions des professionnels compétents.
• Assister les équipes dans le suivi des opérations juridiques récurrentes.
• Préparer les documents nécessaires aux assemblées générales et aux approbations annuelles des comptes.
• Assurer le suivi des signatures et des pièces justificatives.

Formalités juridiques

• Préparer et effectuer les formalités administratives liées à la vie des sociétés.
• Assurer le suivi des dépôts et déclarations auprès des organismes compétents.
• Utiliser les plateformes de formalités, notamment le Guichet unique.
• Contrôler la complétude des dossiers avant transmission.
• Suivre les retours, demandes de régularisation et validations des formalités.

Gestion des échéances et suivi juridique

• Tenir à jour les calendriers et tableaux de suivi.
• Identifier les échéances et effectuer les relances nécessaires.
• Assurer la traçabilité des démarches réalisées.
• Alerter les professionnels concernés en cas de difficulté ou de retard

Gestion administrative

• Création et paramétrage des codes clients dans nos outils internes
• Création et paramétrage des codes affaire dans nos outils internes
• Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, comptes rendus
• Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les demandes des interlocuteurs.

Coordination administrative des dossiers :

Interface privilégiée, à l’interne comme à l’externe, vous priorisez les différentes demandes et veillez à conserver une communication fluide avec l’ensemble de vos interlocuteurs.

Diplômé(e) d'un BTS Assistant(e) PME/PMI ou BTS Collaborateur Juridique, vous disposez d'une expérience dans l'assistanat idéalement acquise en cabinet d'audit ou d'avocats, dans un environnement similaire et exigeant.

Les compétences et qualités requises : 

• Aisance avec l’outil informatique.
• Maîtrise de DocuSign ou d’un outil de signature électronique équivalent.
• Rigueur, sens de l’organisation, respect des procédures.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Bon relationnel et goût pour le travail en équipe.
• Très bon niveau en orthographe et en rédaction.

Vous faites preuve de fiabilité et savez garder la confidentialité. Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités d’adaptation et de réactivité. Votre conscience professionnelle, votre sens de l'organisation et votre efficacité vous permettront de réussir dans ce poste.

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