Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour découvrir les moments forts de l’année 2022 en cliquant ici.

Rattaché au Département de la médecine, le Service des maladies infectieuses a pour objectif de concilier une activité clinique répondant aux besoins d'un hôpital universitaire et une activité académique de recherche et d’enseignement avec la Faculté de médecine. II assure le diagnostic et le traitement de toutes la patientèle souffrant d’une maladie infectieuse, dont les malades VIH/Sida pour lesquels toutes les mesures applicables pour ralentir voire stopper la progression de leur pathologie sont mises en place en coordination avec une prise en charge interdisciplinaire.

Au sein du secrétariat administratif du Service des maladies infectieuses, vous gérez de manière autonome les activités administratives au niveau de la gestion du service tant dans les domaines cliniques, académiques que de recherche. Vous assumez par ailleurs l’interface entre les différentes filières en maitrisant l’ensemble du fonctionnement du service.

Plus spécifiquement, vous assumez le secrétariat du chef de service et vous assurez la gestion des relations internes et externes y relatives. Vous traitez l’ensemble des formations administratives et vous recueillez les informations nécessaires à la constitution de dossiers pour la prise de décisions et assurez leur suivi. Vous rédigez les procès-verbaux (PV) des séances pour lesquelles on vous sollicite. Vous êtes disponible à assurer toute tâche déléguée par votre hiérarchie.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous effectuez la rédaction et la mise en page de divers documents, organisez des réunions, assurez la logistique au besoin, contribuez à la planification et à la saisie des plannings dans l'outil VRH et gérez des projets de service.

Par ailleurs, vous assistez le suppléant du médecin-chef du service dans ses tâches administratives, hospitalières et universitaires. Vous pouvez suppléer l’assistante de direction du Département de médecine (D-MED) dans sa fonction et remplacer la secrétaire médicale du service dans ses tâches cliniques.

Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'un titre jugé équivalent et en possession d’un brevet fédéral d’assistante de direction.

Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire au sein d'un secrétariat.

Vous avez une parfaite maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit, et une capacité avérée de rédaction. La bonne maitrise de l'anglais est indispensable.

Vous avez de très bonnes connaissances informatiques (l'ECDL niveau Advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et Web est requis) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG.

Vous êtes une personne autonome et de confiance, ayant le sens des responsabilités et de l’organisation. Vous aimez le travail en équipe et savez faire preuve de discrétion et d’analyse.

Vous avez le sens des priorités et mettez votre polyvalence au service des autres.

• Entrée en fonction : 01.12.2023
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 100% 
• Classe de fonction : 13
• Contrat : CDD de 5 mois
• Délai de candidature : 23.10.2023
• Demande de renseignement : Mme B. Monteiro, Assistante du médecin- chef, tél. 022 372 98 00

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. 

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.