La Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO) est un regroupement régional composé de 12 États membres, investi du mandat de promouvoir l’intégration économique, la cohésion sociale et la stabilité politique à travers l’Afrique de l’Ouest. En tant qu’Organisation intergouvernementale (OIG) de premier plan, la CEDEAO opère à travers un cadre institutionnel solide, dirigé par la Commission et le Parlement de la Communauté, afin d’harmoniser les politiques, de favoriser une région « sans frontières » et de garantir la gouvernance démocratique au bénéfice de plus de 400 millions de citoyens.

Placé sous la supervision du Directeur de l’ARAA, le/la titulaire du poste est chargé(e) de planifier, de coordonner, de mettre en œuvre et de fournir des services d’administration, de gestion des ressources humaines et de finances au profit des agences et bureaux de la CEDEAO basés à Lomé, au Togo.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Assurer la planification, la coordination et le contrôle des activités du Pool de services ;
• Veiller à l’organisation et à la discipline du personnel, notamment le suivi des présences, la tenue du registre des congés, l’élaboration des tableaux de service, le recrutement du personnel auxiliaire (entretiens et rédaction des lettres d’engagement, contrôle des transports et système d’archivage) ;
• Superviser l’organisation et le bon fonctionnement des services postaux et d’affranchissement de l’agence ;
• Contribuer à la préparation du budget des agences et bureaux de la CEDEAO concernés ;
• Veiller au bon fonctionnement des services administratifs courants, notamment en ce qui concerne l’environnement de travail, les espaces, les équipements et les systèmes de gestion de l’information ;
• Aider à l’identification des besoins opérationnels ; élaborer et soutenir la mise en œuvre du plan annuel de passation des marchés des agences et bureaux auxquels l’ARAA apporte un soutien ;
• Apporter une contribution au budget/programme de travail des agences et bureaux bénéficiant d'un soutien de l'ARAA et contrôler le budget et le programme de travail du pool de services ;
• Contrôler les paiements aux fournisseurs et aux prestataires individuels pour les services rendus ;
• Coordonner les expéditions/le fret, les formalités de dédouanement et la préparation de tous les documents connexes ;
• Superviser le personnel administratif, financier et des ressources humaines ;
• Fournir au personnel des orientations relatives aux procédures, processus et pratiques de l’administration ;
• Veiller à la mise en œuvre d’initiatives favorisant une gestion rationnelle des ressources matérielles et humaines (logistique et procédures) ;
• Veiller à la préparation de rapports objectifs, précis et cohérents, conformément aux règles et règlements de la CEDEAO ;
• Garantir une communication efficace des actions entreprises et des résultats obtenus aux responsables des agences et bureaux couverts ainsi qu’aux Directeurs de l’Administration et des Finances de la Commission ;
• Participer à la mobilisation des ressources financières destinées au financement des activités ;
• Élaborer des outils de suivi des activités et des performances financières dans la gestion des projets ;
• Assurer la visibilité interne et externe des actions et résultats des agences et bureaux couverts ;
• Veiller à la cohérence des actions et activités mises en œuvre avec les objectifs spécifiques des agences et bureaux couverts et les objectifs généraux de l’institution ;
• Définir les principales orientations des dispositifs de contrôle et des indicateurs à mettre en place, ainsi que le cadre d’établissement de rapports à la Direction générale ;
• Fournir aux directeurs de l’Administration et des Finances des avis sur les questions relatives à l’aptitude des membres du personnel à exercer leurs fonctions, au bien-être et à la discipline du personnel, à la gestion des relations professionnelles, ainsi qu’aux tendances et évolutions en termes de ressources matérielles, financières et humaines ;
• Veiller au respect de la législation et de la réglementation en vigueur en matière de travail ;
• Rendre compte au Directeur exécutif de l’utilisation des fonds ;
• Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par son supérieur hiérarchique.

• Être titulaire d’un master ou de tout autre diplôme équivalent en administration, en comptabilité, en finances, en administration des affaires, en gestion ou dans une discipline similaire, délivrée par une université reconnue.
• Justifier de dix (10) années d’expérience professionnelle dans la gestion des opérations financières et budgétaires, l’administration générale et la passation des marchés, au sein d’une administration publique ou d’une organisation nationale, internationale ou multinationale, dont cinq (5) années à un poste d’encadrement ;
• Avoir une bonne connaissance des règlements et procédures financiers de la CEDEAO et la capacité avérée de les appliquer ;
• Justifier de la capacité avérée à fournir des conseils techniques dans un large éventail de domaines administratifs, financiers et comptables ;
• Avoir une expérience confirmée dans le développement et l’animation de réseaux de soutien aux systèmes et données financiers ;
• Avoir des compétences éprouvées en termes de sens du service et de prestation de services ;
• Une expérience et une maîtrise avérées des outils financiers/comptables modernes (IPSAS, SAP, ATLAS) constitueraient un atout.

COMPÉTENCES CLÉS DE LA CEDEAO

• Capacité à servir de chef de file dans des programmes et projets assignés en offrant l’expertise managériale et opérationnelle nécessaire à l’accomplissement du mandat de l’organisation.
• Capacité à diriger par l’exemple et à organiser le travail d’équipe pour encourager la coopération afin d’atteindre les résultats ciblés, de défendre et de créer une dynamique de changement et de susciter l’engagement des employés.
• Élaborer et mettre en œuvre des contrôles internes pour le programme pilote afin de gérer les obstacles potentiels à la mise en œuvre.
• Capacité à respecter la chaîne de commandement de manière appropriée.
• Excellentes compétences en self-management (gestion autonome), faisant preuve d’éthique et d’intégrité, de confidentialité et faisant preuve du respect des contrôles internes des règles, des délégations et de la transparence.
• Capacité à réunir des compétences/expertises complémentaires, à évaluer les contributions individuelles et à saluer/répondre des réalisations et lacunes d’une manière qui assure le succès continu de l’organisation.
• Connaissance de la gestion de programme au niveau habituellement acquis à partir d’une certification en gestion de programme.  
• Capacité à rechercher des benchmarks (indices de références) et des tendances afin de formuler les meilleures recommandations pour le développement et l’amélioration des programmes/projets qui serviront au mieux la communauté/l’organisation.  
• Compétences réseau et interpersonnelles bien développées pour rechercher des commentaires, des informations et des données auprès d’un réseau de professionnels de plusieurs pays/secteurs/organisations et pour identifier et prioriser les besoins communautaires les plus cruciaux. 
• Capacité à gérer et coordonner les initiatives de gestion des clients et à formuler des recommandations.
• Capacité à élaborer et à mettre en œuvre les bonnes pratiques en matière de services à la clientèle.
• Capacité à élaborer et à mettre en œuvre des plans, programmes et initiatives de gestion des parties prenantes pour obtenir l’adhésion aux nouvelles initiatives, pour mieux comprendre les points de vue divergents, pour obtenir des ressources et pour accroître la perception de réussite. 
• Capacité à faire preuve de diplomatie, de tact et de respect envers d’autres personnes d’horizons divers, à comprendre des points de vue culturels divers, en particulier en Afrique de l’Ouest, avec la capacité de convertir la diversité en opportunités pour améliorer les résultats des programmes/opérations.
• Capacité à créer un environnement interactif diversifié et inclusif qui bénéficie de forces diverses, en réunissant des pratiques innovantes.
• Capacité à rester objectif dans la gestion des conflits, quelles que soient les différences culturelles/positions, les différences de genre, et à encourager les autres membres du personnel à surmonter les préjugés et les différences culturelles et de genre.
• Capacité et responsabilité à intégrer les perspectives genre et à assurer l’égale participation des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail ;
• Capacité à servir les intérêts d’équipes/organisations/communautés multinationales culturellement diverses et de personnes handicapées sans préjugés ni parti pris. 
• Compréhension de la structure organisationnelle de la CEDEAO, de la dynamique y afférente et des attentes requises pour collaborer, participer, contribuer et diriger efficacement.
• Connaissance du mandat, du plan stratégique/des priorités de la CEDEAO ainsi que de la situation et des tendances économiques, politiques et sociales dans les États membres, dans le cadre de sa sphère d’activités.
• Connaissance des meilleures pratiques de la CEDEAO, des approches de gestion de programmes et des techniques de recherche pour diriger et/ou contribuer à l’élaboration ou à l’évaluation de programmes, de projets ou d’initiatives.
• Connaissance des règles et procédures de la CEDEAO afin d’interpréter et appliquer de manière appropriée les textes des directives, donner des conseils techniques, encadrer les autres et évaluer les performances. 
• Capacité à analyser une situation en utilisant des indicateurs pour évaluer les coûts, les avantages, les risques et les chances de succès, dans la prise de décisions.
• Capacité à rassembler des informations provenant de différentes sources pour identifier la cause des problèmes, les conséquences des causes d’action alternatives, les obstacles potentiels et les moyens d’éviter le problème à l’avenir.
• Capacité à décomposer des situations/informations très complexes en termes simples pour expliquer des recommandations et des conclusions visant à résoudre des problèmes ou à améliorer les opérations/programmes/projets.
• Capacité à développer de nouvelles perspectives sur des situations, à appliquer des solutions innovantes aux problèmes et à concevoir de nouvelles méthodes pour résoudre les problématiques ou déconnexions lorsque les méthodes et procédures en vigueur sont inapplicables, ou ne sont plus efficaces. 
• Capacité à communiquer avec impact, de manière claire et concise, succincte et organisée, en transmettant crédibilité et confiance lors de présentations, en définissant des attentes et en expliquant des problèmes complexes.
• Capacité à écouter attentivement et à interpréter correctement les messages des autres et à réagir de manière appropriée. 
• Compétences avérées en rédaction et en révision techniques.
• Faire preuve de compétences d’écoute active pour encourager une communication plus forte entre les membres de l’équipe, pour montrer de l’attention et leur faire sentir valorisés et pour stimuler l’engagement des employés dans toutes les institutions et agences.
• Capacité à donner un retour constructif d’information, à saluer le travail, à remédier aux lacunes et à motiver les subordonnés directs à travailler à un niveau de performance optimal.
• Maîtrise des technologies de l’information et de la communication (TIC).
• Maîtrise de l’expression orale et écrite dans l’une des langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais). La connaissance d’une autre langue serait un avantage supplémentaire. 
• Compétences en gestion organisationnelle et de projet/programme avec une expérience significative dans l’identification des délais, des cibles, des coûts et des ressources nécessaires pour produire les résultats opérationnels/de programme/projet conformément à l’approche de gestion axée sur les résultats. 
• Capacité à fixer des objectifs et des cibles efficaces pour soi-même, pour les autres et pour la cellule de travail et à ajuster les priorités de travail ou de projet en réponse à l’évolution des circonstances.  
• Capacité à utiliser une approche participative dans la planification de projets et à identifier les lacunes affectant la réalisation des attentes du programme/projet et à concevoir et mettre en œuvre les plans d’intervention nécessaires pour réaliser la tâche souhaitée.
• Capacité à mettre en œuvre des pratiques rigoureuses de suivi-évaluation et à mettre en place des échéanciers réguliers de reporting relatifs aux principaux résultats.
• Capacité à planifier, organiser, contrôler les ressources et à se conformer aux politiques, procédures et protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques.

CATÉGORIE: P5

SALAIRE ANNUEL: UC 56,196.00/ USD 88,666.05

AGE LIMITE: Au plus 45 ans.

Méthode d’évaluation: L'évaluation des candidats qualifiés comprendra un exercice écrit et un entretien basé sur les compétences.

Environnement de Travail de la CEDEAO :

La CEDEAO offre un environnement de travail qui reflète les valeurs d’égalité des sexes, de diversité, d’intégrité et d’équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Nous nous engageons à assurer la parité hommes-femmes au sein de l’organisation et, par conséquent, nous encourageons fortement les femmes à postuler à des postes correspondant à leurs compétences. Les personnes issues de groupes ethniques minoritaires, les populations autochtones, les personnes handicapées et d'autres groupes sous-représentés sont également fortement encouragées à postuler. La diversité, l'équité et l'inclusion sont au cœur du personnel de la CEDEAO.

Clause de non-responsabilité :

La sélection et la nomination seront soumises à une vérification des antécédents de travail et des références ainsi qu'à d'autres exigences administratives.

La CEDEAO ne facture aucun frais pour les candidatures, le traitement, la formation, les entretiens, les tests en relation avec les processus de candidature ou de recrutement et ne se préoccupe pas des informations sur les comptes bancaires des candidats.

Les documents requis pour l'inscription sont les suivants :

1. Curriculum Vitae
2. Lettre de motivation
3. Formulaire de candidature

Toute candidature incomplète sera rejetée.