ABOUT US

The David Suzuki Foundation is a Canadian environmental non-profit organization, founded in 1990. We operate in English and French, with offices in Vancouver, Toronto and Montreal. We are a Canadian settler organization striving to protect climate, nature and communities, respecting the rights and title of Indigenous Nations. We believe that Indigenous leadership is key to our collective future. We aim to work with many different peoples across Canada, including First Nations communities, all levels of governments and citizens who care for environmental justice, to find solutions to create a sustainable Canada.  We use research, traditional ecological knowledge, innovative policy and legal environmental solutions, communications and public engagement.

The vision we work toward at DSF is that we all act every day on the understanding that we are interdependent with nature, and with each other. To address the intersections of the climate and biodiversity crises with social justice and equity, the Foundation is committed to promoting equity, diversity and inclusion. As an organization, we are on a transformative journey to embed these values, decolonize our practices and become an anti-racist organization. Join us in creating a socially and environmentally just world, where diverse identities, lived experiences and world views are valued as essential to our collective future.

www.davidsuzuki.org

À PROPOS DE NOUS

La Fondation David Suzuki (FDS) est une organisation environnementale canadienne à but non lucratif, fondée en 1990. Nous travaillons en anglais et en français, avec des bureaux à Vancouver, Toronto et Montréal. Nous sommes une organisation de colon.ne.s canadien.ne.s qui s'efforce de protéger le climat, la nature et les communautés, en respectant les droits et les titres des nations autochtones. Nous pensons que le leadership autochtone est la clé de notre avenir collectif. Nous souhaitons travailler avec de nombreuses personnes différentes à travers le Canada, y compris les communautés des Premières Nations, tous les niveaux de gouvernement et les citoyen.ne.s qui se soucient de la justice environnementale, afin de trouver des solutions pour créer un Canada durable.  Nous utilisons la recherche, les connaissances écologiques traditionnelles, les politiques innovantes et les solutions juridiques en matière d'environnement, la communication et l'engagement public. 

La vision vers laquelle nous travaillons à FDS est que nous agissions tou.te.s chaque jour en comprenant que nous sommes interdépendant.e.s avec la nature et les un.e.s avec les autres. Afin d'aborder les intersections des crises du climat et de la biodiversité avec la justice sociale et l'équité, la Fondation s'engage à promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion. En tant qu'organisation, nous avons entrepris un voyage de transformation pour intégrer ces valeurs, décoloniser nos pratiques et devenir une organisation antiraciste. Rejoignez-nous dans la création d'un monde socialement et écologiquement juste, où la diversité des identités, des expériences vécues et des visions du monde est considérée comme essentielle à notre avenir collectif. 

www.davidsuzuki.org/fr

TITLE: Coordinator, Nature 

TERMS: Permanent Full-Time (34 hours 4-days per week) 

LOCATION: Based out of our Vancouver office with hybrid working option available 

REPORTING TO: Interim Director, Nature 

SALARY:  $52,500 

ABOUT THE ROLE  

The Coordinator, Nature plays a pivotal role in supporting the Nature team with internal and external relationships and commitment. They ensure timely processing of administrative tasks, smooth department operations, and accurate financial management. The role also provides administrative support for the Nature team’s campaigns. The Coordinator creates a positive, organized, and productive work environment through the scope of their role. 

KEY RESPONSIBILITIES  

Financial & Administrative 

• In close collaboration with the Finance and Administration department, coordinates recurring financial, administrative, and operational processes for the Nature department to ensure a seamless workflow. 
• Supports the Director, Nature to manage department budgets effectively. This includes identifying and addressing any budget over-/under-spends and variances. 
• Clarifies and continuously improves processes for invoice processing, Visa & out-of-pocket reports, contracts, cost recovery and travel booking. 
• Ensures expenses are accurately coded to their respective grants, projects, and departments and processed to enable transparent financial tracking and reporting. 
• Updates staff signing authorities and Visa limits as they are updated by Finance and Admin department while ensuring adherence to these limits to maintain financial compliance within the organization. 
• Supports the training of team members on the use of financial tools and forms, and adherence to established administrative policies and processes of the organization. 
• Act as the liaison with other departments across the organization. 

Team Coordination: 

• Supports orientation and on-boarding of new department employees. 
• Implements policy changes and supports team with roll out of new tools and processes. 
• Creates and maintains team/department information and documentation within organizational systems and guidelines and promotes visibility of information across departments at DSF.  
• Books standing team meeting invites and ensures guest list and availabilities are up to date, records meeting minutes. 
• Plans large departmental events, including multi-day retreats. Establish and manage budget events, booking of venues, transportation accommodations, food planning, etc.  

Other Duties as Required 

TITRE : Responsable de la coordination, Nature

CONDITIONS : Poste permanent à temps plein (34 heures, 4 jours par semaine)

LIEU : Bureau à Vancouver, possibilité de travail hybride

SUPERVISION IMMÉDIATE : Direction intérimaire, Nature

SALAIRE : 52 500 $

À PROPOS DU POSTE

La personne responsable de la coordination, Nature joue un rôle de soutien central en ce qui a trait aux relations internes et externes ainsi qu’aux engagements de l’équipe Nature. Elle veille à ce que les tâches administratives se fassent dans les temps et voit au bon déroulement des activités et à la saine gestion financière du service. Cette personne fournit également du soutien administratif dans le cadre des campagnes de l’équipe Nature. Par la portée de son rôle, elle établit un environnement de travail positif, structuré et productif.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Finances et administration

• En étroite collaboration avec les services financiers et administratifs, coordonner les processus financiers, administratifs et organisationnels récurrents pour le service Nature afin d’assurer la fluidité du travail.
• Collaborer avec la personne occupant le poste de direction, Nature pour assurer la gestion efficace des budgets du service, notamment en surveillant et en corrigeant les niveaux de dépenses trop élevés ou trop faibles et les écarts.
• Clarifier et améliorer en continu les procédures de traitement pour les factures, les rapports de dépenses par Visa et de frais remboursables, les contrats, la récupération des coûts et les réservations de déplacements.
• Veiller à ce que les dépenses soient bien assorties du code de la subvention, du projet et du service associés et traitées de façon à assurer la transparence du suivi et des rapports financiers.
• Actualiser les droits de signature et les limites de carte Visa lorsqu’ils sont modifiés par les services financiers et administratifs, et voir au respect de ces droits et limites à des fins de conformité au sein de l’organisme.
• Participer à la formation des membres de l’équipe sur l’utilisation des outils et des formulaires financiers ainsi que sur le respect des politiques et procédures administratives établies de l’organisme.
• Servir d’agent de liaison avec les autres services de l’organisme.

Coordination d’équipe

• Participer à l’orientation et à l’accueil des nouvelles recrues au sein du service.
• Mettre en œuvre les changements de politique et aider l’équipe lors du déploiement de nouveaux outils et processus.
• Préparer et tenir à jour les renseignements et la documentation dans les systèmes organisationnels et les lignes directrices, et favoriser la visibilité des renseignements entre les différents services de la Fondation.
• Envoyer les invitations aux réunions habituelles de l’équipe, tenir à jour la liste d’invitation et les disponibilités, et rédiger les procès-verbaux.
• Organiser les grands événements du service, notamment les retraites de plusieurs jours. Établir et gérer les budgets, réserver les lieux de réunion, le transport et l’hébergement, prévoir les repas, etc.

Autres tâches en fonction des besoins

EXPERIENCE  

We understand that experience can look different for everyone. Please share yours as it relates to:  

• 2+ years of progressive team administrative / coordination experience  
• Strong personal interest and commitment to the Foundation’s mission and vision.  
• Experience managing finances, budgeting and expense processes. 

KNOWLEDGE, SKILLS, AND ABILITIES  

• Excellent written and spoken English required. French language skills are an asset.  
• Practical experience with Microsoft Office applications required.  
• Strong technical problem-solving skills with standard office computer network issues, peripherals and telecom tools required. 
• Strong document and file management, storage and organization skills required.  
• Friendly, personable and able to build harmonious working relationships with clients, co-workers and the general public. 
• Able to perform administrative duties with deliberate speed and accuracy and without immediate and constant supervision. 
• Sound judgement and decision-making skills, with flexibility to immediately adjust work plans to complete tasks that arise on an urgent basis. 
• Ability to provide support to a team by taking initiative, prioritizing needs and meeting tight deadlines. 
• Highly organized and able to prioritize effectively. 
• Strong understanding of social justice, EDI issues, and best practices with the ability to effectively operationalize those values within the scope of the role. 

EXPÉRIENCE

Nous savons que l’expérience peut prendre différentes formes. Parlez-nous de la vôtre en ce qui a trait aux exigences suivantes :

• Au moins deux ans d’expérience dans des postes à responsabilité croissante en coordination ou en administration d’équipe.
• Fort intérêt et engagement personnel pour la mission et la vision de la Fondation.
• Expérience en gestion financière, en prévisions budgétaires et en gestion des dépenses.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Excellente maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral. Connaissance du français, un atout.
• Expérience pratique avec les applications Microsoft Office, obligatoire.
• Excellentes capacités de résolution de problèmes techniques de base en lien avec les ordinateurs, le réseau, les périphériques et les outils de télécommunication de bureau.
• Bonne capacité d’organisation et de gestion des documents et des dossiers.
• Amabilité, entregent et capacité à établir des relations de travail harmonieuses avec la clientèle, les collègues et le grand public.
• Capacité à accomplir des tâches administratives avec rapidité et exactitude, de façon volontaire, sans nécessiter de supervision directe constante.
• Sens du jugement, bonne capacité décisionnelle et souplesse nécessaire pour ajuster les plans de travail sur-le-champ afin d’accorder la priorité aux tâches urgentes.
• Capacité de fournir du soutien à une équipe en faisant preuve d’initiative, en hiérarchisant les besoins et en respectant des échéances serrées.
• Grand sens de l’organisation et capacité à hiérarchiser les priorités de façon efficace.
• Connaissance poussée des enjeux de justice sociale, d’équité, de diversité et d’inclusion et des pratiques exemplaires en la matière, et capacité à mettre en œuvre ces valeurs dans le cadre du travail.

WHAT WE OFFER

• Four-day workweek
• Competitive salary and generous benefits package
• Hybrid work opportunities
• Supportive work culture
• Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it

HOW TO APPLY

Please submit your resume and covering to https://davidsuzuki.org/careers/

The David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity-deserving groups; specifically Indigenous and racialized people, members of the LGBTQIA2S+, trans and gender-diverse communities, women and people with disability, chronic illness and/or neurodiversity.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de quatre jours 

• Un salaire compétitif et un ensemble d'avantages sociaux généreux 

• Possibilités de travail hybride 

• Culture de travail positive 

• Possibilité d‘avoir un impact et de contribuer à améliorer la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qu'elle abrite. 

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre CV et votre lettre de motivation en ligne à l'adresse suivante : www.davidsuzuki.org/careers. Le poste restera affiché jusqu'à ce qu'il soit pourvu. 

La Fondation David Suzuki est fermement engagée en faveur de l'équité et de la diversité et s'efforce de créer un lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes en quête d'équité, en particulier les populations autochtones et racialisées, les membres des communautés LGBTQIA2S+, trans et de genre divers, les femmes et les personnes vivant avec un handicap, une maladie chronique et/ou une neurodiversité.