Hôtel Flagship de 245 chambres (construction neuve, l'hôtel a ouvert en 2020), avec 2 Restaurants dont Rosé au rez-de-chaussée et Pedzouille La Grange en rooftop, 3 Bars & Coffee Shop, 1 Fitness et 3 salles de séminaires, situé en plein cœur du quartier de la Porte de Versailles et du Parc des Expositions.

MISSION :

Le/la Chargé(e) de clientèle MICE est le/la garant(e) de la qualité et du succès des événements MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) organisés par l’hôtel. Il/elle assure la gestion complète du dossier client depuis la réception de la demande jusqu’à la clôture et la fidélisation, tout en contribuant au développement commercial du segment.

Il/elle veille également à la gestion opérationnelle des événements sur site, à l’organisation des fonctions et à la satisfaction des clients tout au long du déroulement de l’événement.

PRINCIPALES RESPONSABILITES :

Gestion commerciale et relation client :

• Traiter et qualifier toutes les demandes entrantes MICE (emails, appels, plateformes en ligne)
• Établir les devis personnalisés en conformité avec la politique commerciale et les indications du Revenue Manager
• Traiter les demandes hébergement ou tout autre demande liée au commercial
• Relancer les prospects et clients pour maximiser le taux de conversion
• Suivre les dossiers jusqu’à la clôture, en assurant une communication régulière et transparente avec le client
• Assurer la gestion et la mise en forme des fonctions (banquets, séminaires, conférences, réceptions…), en coordination avec les différents services de l’hôtel
• Organiser les événements dans leur globalité : planification des espaces, coordination des prestations, respect du cahier des charges client
• Établir et diffuser les feuilles de fonctions détaillées auprès des équipes opérationnelles
• Accueillir les clients et participants le jour de l’événement et assurer une présence active sur place
• Assurer le relationnel sur site afin de garantir le bon déroulement de l’événement et intervenir en cas d’ajustement nécessaire
• Gérer les imprévus, demandes spécifiques et urgences avec professionnalisme
• Veiller au respect des standards de qualité et à l’expérience haut de gamme du client
• Participer à la fidélisation client après l’événement via suivi, remerciements, offres personnalisées et enquêtes de satisfaction
• Suivi des paiements et gestion financière : vérifier la solvabilité des clients, respecter les conditions de paiement et assurer le suivi du premier acompte
• Tenir informé pleinement et rapidement l’Assistante de la Responsable Commerciale et la Responsable Commerciale de tout problème ou événement de nature inhabituelle
• Appliquer les procédures et politiques définies par la marque et l’hôtel
• Incarner l’esprit Heartist dans ses interactions avec les clients

Développement commercial et visibilité :

• Assurer le suivi et la mise à jour régulière des plateformes MICE
• Identifier et proposer des actions commerciales pour développer le segment MICE
• Contribuer à la veille concurrentielle et aux études de marché pour optimiser l’offre

Implication transverse :

• Etablit un lien transversal permanent avec tous les services hôteliers de l’hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, Technique.

Hygiène / Sécurité des personnes / Environnement :

• Veille à la propreté de son lieu de travail et au bon fonctionnement du matériel mis à sa disposition 
• Connaît et applique les conduites à tenir en cas d’évacuation incendie
• Connaît et applique la politique du programme Clé Verte

COMPETENCES REQUISES :

• Formation : Master 2 en école de commerce ou hôtelière
• Expérience : minimum 2 années dans la gestion de clientèle MICE ou événementielle
• Langues : maîtrise de anglais obligatoire, autres langues un plus
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion hôtelière (Opéra Cloud, BackYou, Kactus...)
• Aisance relationnelle et diplomatie
• Sens commercial et goût du challenge, persuasion et proactivité
• Organisation, rigueur et autonomie
• Capacité à gérer les urgences et à prendre des décisions rapides
• Esprit d’équipe et aptitude à communiquer efficacement avec tous les services
• Force de proposition et créativité pour valoriser l’offre MICE