Office Manager / Assistant(e) Polyvalent(e) (F/H)
- Contrat
Description de l'entreprise
iAdvize vient de recevoir le label Next40 ! Décerné en septembre 2019 lors du France Digital Day par le Secrétariat d’État au Numérique, ce label distingue 40 start-ups, à très fort potentiel et ayant pour ambition de devenir rapidement des leaders technologiques de rang mondial. iAdvize a déjà permis à de grandes entreprises d’humaniser l’expérience digitale de leurs clients en transformant le classique parcours d’achat en expérience conversationnelle. Une vision qui a rallié les suffrages de 2 000 marques qui nous font aujourd’hui confiance à travers 100 pays dans le monde.
Nous offrons au marché une plateforme unique qui combine le meilleur de l’humain, de l’IA et du messaging, notamment grâce à la communauté ibbü. Les entreprises peuvent ainsi offrir à leurs clients des expériences conversationnelles à très grande échelle, authentiques et rentables. Les clients sont conseillés 24h/24 et 7j/7 et accompagnés dès qu’ils en ont besoin, tout au long de leur parcours d’achat sur internet.
Description du poste
Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, nous sommes à la recherche d’un nouveau membre pour venir rejoindre l’équipe de Marya à l’office management.
Avec un rôle de gestionnaire des bureaux, vous contribuez aussi à la vie quotidienne de nos collaborateurs à travers les réservations de voyages ou encore à l’organisation d’événements internes.
Les missions du poste :
Les missions s’articulent autour de 3 grands piliers du métier :
- Avoir le sens du service auprès d’interlocuteurs internes et externes,
- Etre le point de contact en interne pour assurer le bien-être des collaborateurs en répondant à leurs demandes, y compris celles de la Direction
- Etre l’interlocuteur clé pour la gestion de notre espace de coworking.
En détail cela consiste à :
- Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs (clients, candidats, fournisseurs, prestataires, groupes d’étudiants, intervenants…),
- Garantir la sécurité de nos locaux en filtrant les entrées,
- Assurer l’exécution de tâches administratives comme la gestion du courrier entrant sortant, la réception de colis des collaborateurs, ou la réservation des salles de réunion,
- Assurer les achats sur le périmètre MICE (Meetings (réunions), Incentive, Conferences et Events (événements professionnels), petits équipements et fournitures administratives,
- Suivre les contrats et gérer la relation avec nos fournisseurs de ce périmètre,
- Gérer et contrôler les notes de frais dans le respect de la politique d’entreprise,
- Organiser les déplacements professionnels dans le respect de la politique voyage,
- Gérer les demandes diverses des collaborateurs et des visiteurs (réservation taxi, réservation de restaurants, code wifi guest, objet trouvé..),
- Gérer notre espace de coworking (intégration et demandes des coworkers, facturation du coworking.)
Qualifications
Vous pourrez rejoindre notre équipe si vous :
- Avez un bon niveau d’anglais (B2),
- Avez une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack office, suite google..),
- Votre expression orale et écrite est irréprochable,
- Êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome,
- Êtes dynamique et souriant(e),
- Avez une première expérience professionnelle sur un poste similaire réussi,
- Avez une aisance relationnelle,
- Avez le sens de l’engagement et du service.
Informations complémentaires
Lieu : Au sein de notre HQ à Nantes, près de la Gare Sud
Type de contrat : CDD 6 mois
Prise de fonction : Mars 2021
Ce poste n'est pas compatible avec le télétravail.
La société iAdvize est attachée à la diversité de ses équipes et pratique une stricte politique de non-discrimination au recrutement.