Office Manager / Assistant(e) Polyvalent(e) (F/H)

  • 9 Rue Nina Simone, 44000 Nantes, France
  • Contrat

Description de l'entreprise

iAdvize vient de recevoir le label Next40 ! Décerné en septembre 2019 lors du France Digital Day par le Secrétariat d’État au Numérique, ce label distingue 40 start-ups, à très fort potentiel et ayant pour ambition de devenir rapidement des leaders technologiques de rang mondial. iAdvize a déjà permis à de grandes entreprises d’humaniser l’expérience digitale de leurs clients en transformant le classique parcours d’achat en expérience conversationnelle. Une vision qui a rallié les suffrages de 2 000 marques qui nous font aujourd’hui confiance à travers 100 pays dans le monde.

Nous offrons au marché une plateforme unique qui combine le meilleur de l’humain, de l’IA et du messaging, notamment grâce à la communauté ibbü. Les entreprises peuvent ainsi offrir à leurs clients des expériences conversationnelles à très grande échelle, authentiques et rentables. Les clients sont conseillés 24h/24 et 7j/7 et accompagnés dès qu’ils en ont besoin, tout au long de leur parcours d’achat sur internet.

Description du poste

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, nous sommes à la recherche d’un nouveau membre pour venir rejoindre l’équipe de Marya à l’office management. 

Avec un rôle de gestionnaire des bureaux, vous contribuez aussi à la vie quotidienne de nos collaborateurs à travers les réservations de voyages ou encore à l’organisation d’événements internes. 

Les missions du poste  : 

Les missions s’articulent autour de 3 grands piliers du métier : 

  • Avoir le sens du service auprès d’interlocuteurs internes et externes, 
  • Etre le point de contact en interne pour assurer le bien-être des collaborateurs en répondant à leurs demandes, y compris celles de la Direction
  • Etre l’interlocuteur clé pour la gestion de notre espace de coworking. 

En détail cela consiste à :

  • Gérer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs (clients, candidats, fournisseurs, prestataires, groupes d’étudiants, intervenants…), 
  • Garantir la sécurité de nos locaux en filtrant les entrées, 
  • Assurer l’exécution de tâches administratives comme la gestion du courrier entrant sortant, la réception de colis des collaborateurs, ou la réservation des salles de réunion, 
  • Assurer les achats sur le périmètre MICE (Meetings (réunions), Incentive, Conferences et Events (événements professionnels), petits équipements et fournitures administratives, 
  • Suivre les contrats et gérer la relation avec nos fournisseurs de ce périmètre, 
  • Gérer et contrôler les notes de frais dans le respect de la politique d’entreprise, 
  • Organiser les déplacements professionnels dans le respect de la politique voyage, 
  • Gérer les demandes diverses des collaborateurs et des visiteurs (réservation taxi, réservation de restaurants, code wifi guest, objet trouvé..), 
  • Gérer notre espace de coworking (intégration et demandes des coworkers, facturation du coworking.)

Qualifications

Vous pourrez rejoindre notre équipe si vous :

  • Avez un bon niveau d’anglais (B2),
  • Avez une bonne maîtrise des outils informatiques (Pack office, suite google..),
  • Votre expression orale et écrite est irréprochable, 
  • Êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome, 
  • Êtes dynamique et souriant(e), 
  • Avez une première expérience professionnelle sur un poste similaire réussi,
  • Avez une aisance relationnelle, 
  • Avez le sens de l’engagement et du service. 

Informations complémentaires

Lieu : Au sein de notre HQ à Nantes, près de la Gare Sud
Type de contrat : CDD 6 mois  
Prise de fonction : Mars 2021 

Ce poste n'est pas compatible avec le télétravail. 

La société iAdvize est attachée à la diversité de ses équipes et pratique une stricte politique de non-discrimination au recrutement.

Vidéos à regarder

Politique de confidentialité