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Résumé du rôle:

Le charge du recouvrement (CCA) relève directement du Directeur de la Succursale - Montréal. La personne sera pleinement responsable et compétente pour communiquer concernant les fonctions quotidiennes de soutien administratif et commercial au sein de la succursale désignée. Le chargé du recouvrement sera responsable de toutes les demandes de crédit des clients, de l'examen/de la gestion des limites de crédit et de tous les recouvrements des comptes débiteurs.

Summary of Position

The Credit & Collections Associate (CCA) reports directly to the Branch Manager - Montreal. They will be fully accountable and competent to communicate regarding the daily administrative and sales support functions within the designated branch. The Credit & Collections Associate will be responsible for all customer credit applications, credit limit review/management and all collections of accounts receivable.

Responsabilités

•  Travaille en partenariat avec le personnel des ventes et des opérations pour gérer tous les services internes des comptes clients et les projets liés au recouvrement des créances ;
• Effectue toutes les tâches liées à la collecte, y compris les appels téléphoniques, la correspondance et les activités de suivi;
• Identifie et résout les éléments contestés, impliquant les ventes et/ou les opérations si nécessaire ;
• Effectue des enquêtes de crédit - rapports de crédit, références bancaires et commerciales, expériences de paiement ;
• Analyse les limites de crédit adéquates en fonction des nouveaux contrats et des ajustements de la portée des travaux ;
• Met à jour et maintien les informations de base de données liées au crédit client au besoin ;
• Prépare des rapports d'ancienneté évaluant l'état des créances.
• Diffuse des rapports avec des commentaires mettant en évidence les grands comptes et les tendances ;
• Organise des réunions de recouvrement pour examiner l'état du compte ; recommande des actions correctives;
• Prépare des rapports et tient des réunions de recouvrement pour examiner l'état des comptes ; recommande des actions correctives;
• Examine et informe les ventes et les opérations du statut de blocage et prend les mesures associées pour bloquer les commandes si nécessaires ;
• Facilite et effectue les dépôts bancaires et les paiements électroniques ;
• S'assure que le cycle de clôture de fin de mois se déroule sans heurts et que toutes les activités de clôture mensuelles sont terminées ;
• Initie, coordonne et communique toutes les activités avec les agences de recouvrement, les avocats et les tribunaux, y compris l'enregistrement en temps opportun des privilèges ;
• Rempli et émet des lettres de quittance, au besoin.

Responsibilities

• Works in partnership with Sales and Operations staff to manage all internal servicing of customer accounts and projects relating to collection of receivables;
• Performs all collection related tasks, including phone calls, correspondence and follow-up activity;
• Identifies and resolves disputed items, involving Sales and/or Operations as necessary;
• Performs credit investigations – credit reports, bank & trade references, payment experiences;
• Analyzes adequate credit limits based on new contracts and scope of work adjustments;
• Updates and maintain customer credit related database information as required;
• Prepares aging reports assessing status of receivables. Distribute reports with comments highlighting key accounts and trends; holds collection meetings to review account status; recommends corrective actions;
• Prepares reports and holds collection meetings to review account status; recommends corrective actions;
• Reviews and informs Sales and Operations of hold status and takes associated action to hold orders when required;
• Facilitates and post bank deposits and electronic payments;
• Ensures the month end closing cycle flows smoothly and all monthly closing activities are completed;
• Initiates, coordinates and communicates all activities with collection agencies, attorneys, and courts, including timely registration of liens;
• Completes and issues quittance letters, as required.

Qualifications/Compétences techniques

• Bilingue en français et en anglais (exigence obligatoire);
• Diplôme d'études secondaires ou enseignement technique équivalent ;
• Baccalauréat en affaires de préférence ;
• 3 ans d'expérience obligatoire en crédit & recouvrement ;
• 5 ans d'expérience récente en administration, finances ou opérations un atout;
• Accréditation de crédit, un atout;
• Connaissance pratique de dénonciation dans le domaine de la construction, des lois et règlements sur les obligations, un atout;
• Bonne compréhension de la terminologie financière et des méthodes comptables;
• Solides compétences en négociation et en organisation;
• Compétences exceptionnelles en service à la clientèle;
• Excellentes compétences de communication verbale et écrite. Capable de communiquer efficacement avec tous les niveaux de gestion et de personnel ;
• Aptitude avérée à établir avec succès de solides relations de travail avec les membres de l'équipe ;
• Facilite les projets et gère efficacement plusieurs tâches;
• Esprit d'équipe organisé, capable de travailler dans un environnement dynamique axé sur les délais et les résultats ;
• Capacités qualitatives, y compris de solides compétences analytiques, des compétences techniques et des compétences efficaces en résolution de problèmes ;
• Maîtrise de l'informatique, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
• Connaissance SAP un atout;
• Volonté et capable d'apprendre de nouveaux produits, concepts et techniques;
• Doit avoir son propre véhicule et un permis de conduire valide du Québec;

Communication

Ce poste implique une interaction quotidienne étendue avec les collègues, la direction et les clients. Communique efficacement avec tous les niveaux de gestion tant à l'interne qu'à l'externe.

Effort Mental

Ce poste requiert une capacité de réflexion stratégique et analytique. Le candidat doit être capable d'avoir une vision plus large et de comprendre l'impact de leurs responsabilités sur l'ensemble de l'entreprise. Le poste requiert la capacité de travailler dans un environnement au rythme rapide, d'être organisé et de gérer son temps en veillant au respect des délais.

Résolution de problème

Ce poste nécessite la capacité de fournir un support dans la succursale, résolvant souvent les problèmes à court terme avec un minimum d'informations.

Les conditions de travail

Les conditions de travail d'un environnement de bureau varient, mais sont principalement sèches, fraîches et bien éclairé.

Qualifications/Technical Proficiency

• Bilingual in French & English (mandatory requirement);
• High School Graduate or equivalent technical school education;
• Bachelor’s Degree in Business preferred;
• 3 years mandatory experience in credit & collections;
• 5 years recent experience in administration, finance or operations a plus;
• Credit accreditation an asset;
• Working knowledge of Constructions Lien, bond laws and regulations an asset;
• Firm understanding of financial terminology and accounting methods;
• Strong negotiating and organization skills;
• Exceptional customer service skills;
• Excellent verbal and written communication skills. Able to communicate effectively with all levels of management and staff;
• Proven ability to successfully build strong working relationships with team members;
• Facilitates projects and effectively manages multiple tasks;
• Organized team player able to work in a deadline driven, results driven fast-paced environment;
• Qualitative abilities including strong analytical skills, technical proficiency and effective problem solving skills;
• Computer proficiency including Word, Excel, PowerPoint and Outlook;
• SAP knowledge an asset;
• Willing and able to learn new products, concepts and techniques;
• Must have own vehicle and valid Quebec driver’s license;

Communication

This position involves extensive daily interaction with colleagues, management and customers. Communicates effectively with all levels of management both internally and externally.

Mental Effort

This position requires the ability to think strategically and analytically. Able to envision the broader picture and understand the impact of their accountabilities as they relate to the entire company. Position requires the ability to work in a fast-paced environment, to be organized and to manage time ensuring deadlines are met.

Problem Solving

This position requires the ability to provide onsite support in the branch, often solving problems on short notice with minimal information.

Working Conditions

Working conditions of an office environment vary, but are primarily dry, cool and well lit.

If you have a passion to support business accuracy and development, we look forward to receiving your application for this new role!

This position will remain open until a suitable candidate is located.  If interested, please submit your resume as quickly as possible as interviews will be conducted intermittently.

To qualify:

• applicants must currently reside in Canada and must be authorized to work for any employer in Canada (Permanent resident or Canadian work permit holder);
• must clearly state their desired salary expectations in their cover letter;
• should preferably reside within local area of the facility as  there is no relocation allowance designated for this position.

Important note for remote work - this role is set to work within the office but you may be asked to work remotely, as required.  Working remotely is not guaranteed.

Doka is an Equal Opportunity Employer.  A company of the Umdasch Group.