Document Controller / EDMS Consultant (6 months)

  • Contract
  • Afdeling: Advisory

Beschrijving van het bedrijf

Turner & Townsend is een onafhankelijke professionele dienstverlener, gespecialiseerd in programmamanagement, projectmanagement, kosten- en commercieel beheer, en wij ondersteunen organisaties die investeren in het vastgoed, infrastructuur, techniek en de energietransitie.

Bij Turner & Townsend hebben wij de passie om het verschil te maken. Dit betekent het leveren van betere resultaten voor onze klanten, het helpen van onze mensen om hun potentieel te realiseren en ons aandeel te hebben in het creëren van een betere, inclusieve, groene en productieve samenleving.

Elke dag helpen wij wereldwijd onze klanten om ambitieuze en technische complexe projecten te realiseren, vanuit meer dan 110 kantoren wereldwijd.

Functieomschrijving

Heb jij kennis van en ervaring met het beheren van Document Management/ EDMS systemen en wil je verder leren, dan zijn we op zoek naar jou! Voor een van de grootste farmaceutische bedrijven ter wereld verzorgt Turner & Townsend het dagelijkse management en beheer van het interne Europese Electronische Project Document Management systeem (EDMS-systeem). Het EDMS-systeem wordt door verschillende interne stakeholders (o.a. project managers, line managers etc.) gebruikt voor de opzet, administratie en organisatie van vrijwel alle investeringsprojecten binnen Europa.  

Mede dankzij de groeiende portfolio van onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een full-time EDMS Consultant/ Document Controller. Als EDMS consultant word je onderdeel van Turner & Townsend’s Industry, Science & Technology Business Unit en maak je deel uit van ons enthousiaste en operationele EDMS team waar je verantwoordelijkheid aflegt aan de EDMS Consultancy team lead. In de rol word je en zorgen we, als one-stop-shop-service, dat het EDMS-systeem in optimale staat verkeert en de gebruikers uit geheel Europa het EDMS-systeem feilloos kunnen gebruiken. Het gehele EDMS-team is verantwoordelijk voor het online inrichten van projecten omgeving(en), ontwerpen van processen en work-flows, het geven van instructie en training, beheer, financiele afhandeling en kwaliteitcontrole. 

De belangrijke taken en verantwoordelijkheden als EDMS consultant zijn:

  • Het in overleg met de interne klant(en) vaststellen van de functionele en organisatorische behoeften t.a.v. het EDMS-project beheer;
  • Het vaststellen en offreren van de EDMS-service kosten t.b.v. de budgettering van het project; 
  • Het opstellen en uitvoeren van het project implementatieplan; 
  • Het vaststellen van de benodigheden t.b.v. project site set-up;
  • Het inrichten van en functioneel opleveren van de project site structuur; 
  • Het toevoegen van en verlenen van toegangs- en gebruiksrechten aan de gebruiker per project; 
  • Het ontwerpen, inrichten en onderhouden van project workflows (bijv. inkoop, facturatie, RFI, Change Management, Document control etc.);
  • Het verlenen van Service Desk diensten aan interne klanten; 
  • Het trainen van project teams en gebruikers (user training en communicatie); 
  • Testen van eventuele upgrades betreffende het systeem; 
  • Het beheren van de documentenstroom; 
  • Het verzorgen van kwaliteitscontrole;
  • Het beheren van de interne financiele administratie (opdrachtverstrekking, facturatie etc.).

Functie-eisen

  • Een afgeronde MBO-opleiding op het gebied van administrie, of gelijkwaardig (eventueel verkregen door relevante aantoonbare ervaring);
  • Goede Nederlandse en Engelse beheersing in woord, geschrift en probleemoplossend vermogen;
  • Ervaring met het gebruik van MS-Office & M365;
  • Affiniteit met gebruik, inrichten en ontwikkelen van IT-applicaties;
  • Relevante (basis) ervaring met HTML (bijv. probleem analyse en beperkte aanpassing aan code) is een pre;
  • Relevante ervaring met Elektronische Document systemen is een pre.

Aanvullende informatie

Bij Turner & Townsend houden we van grote uitdagingen. We hebben de energie en bevlogenheid om met veel werkplezier teamprestaties neer te zetten. Daar halen we voldoening uit. We bieden een geweldige plek om te werken omdat kennis en ervaringen uit de hele wereld met elkaar gedeeld worden. Onze meerwaarde komt terug in uitdagende projecten in multidisciplinaire teams, waar elk teamlid de mogelijkheid en een stem heeft om verandering te bewerkstelligen.

Wij vinden het belangrijk dat je arbeidsvoorwaarden aansluiten bij jouw persoonlijke situatie, want we willen dat onze mensen zowel in hun werk als in hun privéleven succesvol zijn. Om dit te ondersteunen, bevorderen we een gezonde, productieve en flexibele werkomgeving die de balans tussen werk en privéleven respecteert. Ons internationale team biedt diversiteit en stimuleert ook activiteiten buiten het werk om. Meer informatie vind je op www.turnerandtownsend.com.

Herken jij jezelf in deze vacature? We leren je graag beter kennen. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met recruiter Dianne Vellinga.  

#LI-DV1

Privacybeleid