Turner & Townsend is een onafhankelijke professionele dienstverlener, gespecialiseerd in programmamanagement, projectmanagement, kosten- en commercieel beheer, ondersteunen wij organisaties die investeren in het vastgoed, vastgoed exploiteren en/of gebruiken.

Bij Turner & Townsend hebben wij de passie om het verschil te maken. Dit betekent het leveren van betere resultaten voor onze klanten, het helpen van onze mensen om hun potentieel te realiseren en ons aandeel te hebben in het creëren van een betere en welvarende samenleving.

Elke dag helpen wij wereldwijd onze klanten om ambitieuze en technische complexe projecten te realiseren, vanuit meer dan 110 kantoren wereldwijd.

• Als secretarieel medewerker heb je een belangrijke rol binnen het bedrijf. Je bent het gezicht van de organisatie, onderdeel van het support team en zorgt ervoor dat alles binnen de organisatie soepel verloopt. Hierbij zijn sociale en organisatorische skills essentieel. 

• Je ontvangt onze klanten en meldt ze aan, bent verantwoordelijk voor o.a. ons telefoonverkeer, post, (vergader)ruimtes, agendabeheer, het boeken van reizen, het bestellen van kantoorartikelen, het verzorgen van printers en IT. Daarnaast is het visitekaartjes in ons systeem verwerken en het overzicht bewaren over de lease cars onderdeel van jouw takenpakket. Ook bij een (intern) evenement zorg jij dat alles soepel verloopt. 

• Je zorgt ervoor dat het kantoor er ten alle tijden netjes uit ziet en neemt onze Clean Desk Policy in acht. 

• Jij zal ook nauw samenwerken met onze Recruitment en HR afdeling en hen ondersteunen bij alle zaken die met onze Nieuwe Starters te maken hebben. Zoals het aanvragen van een laptop bij onze IT afdeling en het bestellen van een mobiele telefoon. Personen uit het buitenland helpen met inplannen van een afspraak bij de Gemeente voor een BSN Nummer. Het versturen van informatie e-mails. Bestellen van visitekaartjes en PPE. Jij zorgt dat alles klaar staat op de 1ste werkdag en zal een rondleiding geven op kantoor en helpen met het opstarten. Door jou zal iedereen een vliegende start maken. 

• Verder zijn er een aantal financiële taken die jij op je zal nemen. Deze bestaan uit onder andere het verwerken van binnenkomende facturen, het opzetten van nieuwe leveranciers en de uitgaven bijhouden in een budget overzicht. 

• Omdat je flexibel bent kun je af en toe ook met ad-hoc werkzaamheden te maken krijgen zoals het kopiëren/printen, inbinden, vertalen, formatteren en samenvoegen van documenten en presentaties. Je ondersteunt het Management Team en het Support Team waar nodig. Je werkt nauw samen met de Office Manager, Executive Assistant, Team Assistant. 

• Relevante werkervaring (of een stage), bijvoorbeeld als telefonist, receptionist en/of secretarieel medewerker.  

• Gedegen kennis van de Engelse taal en bereidheid om veel in het Engels te communiceren. 

• Een mbo4 of hbo afgeronde opleiding in secretariele/administratieve richting. 

• Ervaring in bovenstaande werkzaamheden. 

• Gedegen kennis van MS office, met name Excel, Word en PowerPoint is noodzakelijk. 

• Als gezicht van de organisatie ben je behulpzaam en benaderbaar, communicatief sterk, heb je een hands-on mentaliteit en ben je stress-bestendig. 

• Aangezien er ook een aantal administratieve en maandelijks terugkerende taken in jouw pakket vallen, is het belangrijk dat je gestructureerd je eigen werk kan indelen. 

• Je woont in (de omgeving van) Amsterdam.

Onze mensen delen onze visie en missie. We bieden een geweldige plek om te werken, waar elke persoon de mogelijkheid en de stem heeft om verandering te bewerkstelligen.

We willen dat onze mensen zowel in hun werk als in hun priveleven succesvol zijn. Om dit te ondersteunen, bevorderen we een gezonde, productieve en flexibele werkomgeving die de balans tussen werk en privéleven respecteert. Ons internationale team biedt diversiteit en stimuleert ook activiteiten buiten het werk om.

Turner & Townsend is een werkgever die staat voor gelijke kansen. Wij vieren diversiteit en zetten ons in voor het creëren van een inclusieve omgeving voor alle medewerkers en stimuleren actief sollicitaties uit alle sectoren van de gemeenschap.

Meer informatie over ons kan je vinden op www.turnerandtownsend.com 

#LI-HK1