Tâches / Missions

ADMINISTRATION

• Assister l’office Manager dans ses fonctions
• Gérer appels téléphoniques
• Orienter les appels
• Gérer les courriers
• Gérer les tâches administratives
• Gérer le personnel
• Assurer la réception, le traitement, le classement et l’archivage des documents administratives
• Veiller à l’amélioration des techniques de gestion administratives
• Organiser les réunions et les différents évènements interne
• Veiller à la satisfaction du retour client

COMPTABILITÉ

• Tenue et suivi de la caisse
• Créer et élaborer les pièces comptables (bons de commandes…)
• Gérer les différentes pièces comptables
• Suivre les factures fournisseurs
• Préparer les dossiers comptables
• Tenir à jour les différents tableaux des opérations courantes ( caisse, banque, chèque…)

ACHAT / LOGISTIQUE

• Identifier les besoins du bureau
• Gérer les stocks
•  Procéder à l'achat des besoins de l'entreprise.
• Diligenter la réception et le règlement des factures
• Relancer les fournisseurs et les clients
• Gérer les données clients
• Administrer les ventes
• Suivre la communication interne et externe de l’entreprise
• Organiser les évènements internes et externes de l’entreprise

 -BAC+3

-Maîtrise du pack office ( Word, Excel, Power point…)

-Expérience minimum d’un an

-Métiers:  Office Manager, Secrétaire commercial, Chargé d’accueil, Conseiller en gestion d’entreprise, Guichetier, Hôte d’accueil / Standardiste, Opérateur de saisie, Secrétaire.

Soft skills: accueillant, souriant, désireux d’apprendre en acceptant les critiques

Connaissances :

Bases solides en secrétariat, maitrise du pack office, gestion administrative  etc..

Aptitudes :

▪ Avoir le sens du service et de la discrétion 

▪ Savoir planifier et organiser son travail

▪ Être multitâche et savoir prioriser,

▪ Être très réactif, savoir décider et exécuter rapidement

▪ Avoir une grande capacité d’adaptation

▪ Être rigoureux

▪ Être très disponible et réactif 

▪ Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques