L'Association Étudiante de l'Université de McGill est présentement en période d'embauches. Avec plus de 20,000 membres, l'AÉUM a pour rôle de représenter les étudiants et de leur offrir des services depuis 1908.

The Student's Society of McGill University (SSMU) is currently hiring. With over 20,000 members, SSMU's role is to represent students and to offer services since 1908.

ENGLISH VERSION FOLLOWS

RÉSUMÉ DU POSTE :

Les responsabilités principales du réceptionniste à la réception sont de recevoir le public et les invités des exécutifs et des employés de la Société des étudiants, de répondre aux demandes générales sur l'organisation et McGill en général, et d'agir comme une représentation positive de la Société des étudiants.

1. Répondre aux questions des étudiants, du personnel et du public concernant la Société des étudiants de l'Université McGill, répondre aux courriels avec des demandes similaires ;

2. Répondre aux questions générales concernant l'Alliance étudiante québécoise pour les soins de santé et dentaires des étudiants et diriger vers l'ASEQ pour des informations spécifiques, fournir les coordonnées de l'ASEQ ;

3. Répondre au téléphone, diriger les appelants vers la source appropriée si la réponse n'est pas connue ;

4. Recevoir les rendez-vous et les invités des exécutifs et du personnel de la Société des étudiants ;

5. Mettre à jour les informations disponibles à partir de la réception pour le public ; être censé maintenir un haut niveau de connaissance sur la Société des étudiants et ses organisations subséquentes, l'Université McGill, etc. ;

6. Recevoir le courrier de Postes Canada et interne et le distribuer ; signer pour tout courrier entrant et prioritaire ;

7. Timbrer le courrier entrant et facturer les départements appropriés quotidiennement ;

8. Envoyer tout le courrier sortant soit par les services postaux de McGill, via Postes Canada, Purolator ou un coursier. Veiller à ce que le département approprié soit facturé pour tout affranchissement utilisé ;

9. Recevoir et distribuer les télécopies ;

10. Distribuer tous les chèques de paie et remboursements du service de comptabilité de la Société des étudiants. Informer les personnes que leur chèque est reçu et prêt à être récupéré. Distribuer tous les formulaires appropriés pour la petite caisse, les demandes de chèque et les demandes de remboursement de frais ;

11. Compléter divers projets assignés par le directeur des ressources humaines ainsi que des demandes des exécutifs de l'AEUM de temps à autre. Ces projets peuvent inclure : taper divers documents, lettres, formulaires, classer des documents, photocopier, rechercher des informations, etc. ;

12. Entretenir l'équipement de bureau et s'assurer que les fournitures de bureau et de cuisine sont toujours en stock (par exemple, papier, café, etc.) ;

13. Responsable des réparations de l'équipement de bureau en passant des appels de service et en organisant les réparations ;

14. Fournir une formation de base et répondre aux questions concernant la photocopieuse, les téléphones et autres équipements de bureau aux membres de la direction et au personnel ;

15. Tenir à jour le tableau d'entrée et de sortie du bureau ;

16. Coordonner le processus de 'Objets trouvés' et veiller à ce qu'il soit organisé ;

17. Créer, tenir à jour et mettre à jour des bases de données pour des envois postaux grands et petits selon les besoins ;

18. Mettre à jour et maintenir le système de boîtes aux lettres ;

19. Confirmer les réservations pour les salles de réunion et les laissez-passer de stationnement et les refuser si nécessaire ;

20. Imprimer l'horaire pour chaque salle de réunion ;

21. Créer, administrer et distribuer des codes de photocopie ;

22. Maintenir un environnement de bureau sain et une atmosphère incluant l'organisation, les visiteurs et le bruit. Guider les étudiants et le personnel de bureau vers une salle de réunion si nécessaire ;

23. S'assurer que le bureau est propre en tout temps. Maintenir la propreté et communiquer avec les exécutifs et les membres du personnel de bureau, si nécessaire, pour s'assurer que les couloirs sont dégagés de toute boîte ou autre objet mis en travers du chemin. Proposer des changements de bureau si nécessaire ;

24. Organiser et maintenir les politiques et procédures internes de l'expérience client du bureau ;

25. Compléter le journal du concierge et les panneaux de porte si nécessaire ;

26. En l'absence du coordinateur des événements, compléter les demandes de réservation et administrer les tâches liées aux événements, y compris, mais sans s'y limiter, compiler les informations de facturation provenant de différents départements, communiquer avec la comptabilité et les organisateurs d'événements ;

27. Responsable des demandes de petite caisse de moins de 50,00 $ des clubs et services étudiants. Le montant total conservé à la réception est de 500,00 $ ;

28. Toutes autres tâches ou projets assignés par le directeur des ressources humaines.

SUPERVISION REQUISE :

Le réceptionniste à la réception reçoit des directives générales du directrice des ressources humaines.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

1. Environnement de travail sous pression à la fois d'un point de vue opérationnel et politique ;

2. Équipements utilisés : ordinateur, environnement Microsoft (Word, Excel, Power Point), Novell Groupwise et Vibe, Documents Google, Système de réservation en ligne de salle de l'AEUM.

CONFIDENTIALITÉ  :

Il est entendu et convenu que toutes les affaires de l'AEUM et celles des associations ou groupes de clubs faisant partie de l'AEUM doivent être gardées dans la plus stricte confidentialité, et rien concernant les opérations, les politiques et les activités générales de l'AEUM ou de ses groupes constituants ne doit être divulgué à un tiers sans le consentement exprès du directeur général et/ou du comité exécutif de l'AEUM.

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POSITION SUMMARY:

The primary responsibilities of the Front Desk Receptionist are to receive the public and the guests of

the Students’ Society executives and employees, respond to general inquiries about the organization

and McGill at large, and to act as a positive representation of the Students’ Society.

RESPONSIBILITIES:

1. Answer questions from students, staff and the public about the Students’ Society of McGill University respond to emails with similar inquiries;

2. Answer general questions concerning the Quebec Student Health Alliance for student health and dental care plan and direct to ASEQ for specific information, provide ASEQ contact information;

3. Answer the phone, directing callers to the appropriate source if answer is not known;

4. Receive appointments and guests of Students’ Society executive and staff;

5. Update information available from the Front Desk for the public; expected to maintain a high level of knowledge about the Students’ Society and its subsequent organizations, McGill University, etc.;

6. Receive the Canada Post and internal mail and distribute it; sign for all incoming courier and priority mail;

7. Stamp incoming mail and charge the appropriate departments on a daily basis;

8. Send all outgoing mail either through McGill Post Services, via Canada Post, Purolator or courier. Ensure that the appropriate department is charged for all postage used;

9. Receive and distribute faxes;

10. Give out all paychecks and reimbursements from the Students’ Society accounting department. Inform people that their check is received and ready to be picked-up. Give out all the appropriate forms for petty cash, check requisitions and expense requisition forms;

11. Complete various projects assigned by the Human Resources Director as well as requests from the SSMU Executives from time-to-time. These projects may include: typing various documents, letters, forms, filing documents, photocopying, researching information etc.;

12. Maintain office equipment and ensure office and kitchen supplies are always stocked (ex. paper, coffee etc.);

13. Responsible for repairs of office equipment by placing service calls and arranging for repairs

14. Provide basic training and answer questions concerning the photocopier, telephones and other office equipment to the Executives and staff members;

15. Maintain the office “in and out” board;

16. Coordinate the ‘Lost & Found’ process and ensure it is organized;

17. Create, maintain and update databases for large and small mailings as required from time to time;

18. Update and maintain the mailbox system;

19. Confirm bookings for meeting rooms and parking passes and decline when necessary;

20. Print the schedule for each meeting room;

21. Create, administrate and distribute photocopy codes;

22. Maintain a healthy office environment and atmosphere including organization, visitors and noise. Guide students and office staff to a meeting room when required;

23. Ensure that the office is clean at all times. Maintain cleanliness and communicate with

Executives and office staff members, when required, to ensure that the corridors are free of any boxes, or any other things put in the way. Propose office changes related to, if required;

24. Organize and maintain the office and customer’s experience internal policies and procedures;

25. Complete the porter’s log and door signs if necessary;

26. In the absence of the Events Coordinator, complete booking requests and administrate events related tasks including, but not limited to, compiling billing information from different departments, communicating with accounting and with event’s organizers;

27. Responsible for petty cash requests under $50.00 from students clubs and services. The total amount kept at the front desk is $500.00;

28. Any other tasks or projects as assigned by the Human Resources Director.

SUPERVISION REQUIRED:

The Front Desk Receptionist receives general direction from the Human Resources Director.

WORKING CONDITIONS:

1. High pressure work environment from both an operational and political perspective;

2. Equipment used: computer, Microsoft Environment (Word, Excel, Power Point), Novell Groupwise and Vibe, Google Documents, SSMU’s Online Room Booking System.

CONFIDENTIALITY:

It is understood and agreed that all matters to the SSMU and those clubs association or groups forming part of the SSMU are to be kept in the strictest of confidence, and nothing regarding the operations, policies and general activities of the SSMU or its constituent groups shall be divulged to any third party without the express consent of the General Manager and/or the Executive Committee of the SSMU.

QUALIFICATIONS REQUISES :

1. Un diplôme collégial en administration des affaires ou dans un autre domaine connexe assorti d'au moins deux (2) années d'expérience dans un environnement de bureau, ou un diplôme de baccalauréat dans un domaine connexe assorti d'au moins un (1) an d'expérience dans un environnement de bureau ;

2. Minimum de 1 à 2 ans d'expérience dans un environnement étudiant ;

3. Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint ;

4. Connaissance du campus, de l'environnement et de la communauté de l'Université McGill ;

5. Connaissance des principes comptables et haut niveau de précision ;

6. Initiative, bonnes compét

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QUALIFICATIONS REQUIRED:

1. A Collegial Diploma in Business Administration or any other related field paired with a minimum of two (2) years of experience in an office environment, or a Bachelor Degree in a related field paired with a minimum of one (1) year of experience in an office environment;

2. Minimum of 1-2 years of experience in student environment;

3. Extensive knowledge of the Microsoft Office suite: Word, Excel, PowerPoint;

4. Knowledge of the McGill University campus, environment, community;

5. Knowledge of accounting principles and high level of accuracy;

6. Initiative, good communication skills and customer service skills, high degree of organization skills;

7. Ability to work in constant contact with people;

8. Ability to work in a team;

9. High level of patience and diplomacy;

10. Strong communication skills in both English and French mandatory.

Job Types: Full-time, Permanent

Salary: $35,000.00-$40,000.00 per year

Benefits:

• Casual dress
• Company events
• Dental care
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• RRSP match
• Vision care

Schedule:

• Day shift (9AM to 5PM)
• Monday to Friday

Language:

• French (required)
• English (required)

Work Location:  100% In-Person