Apoiar proactivamente os administradores executivos, na coordenação operacional diária e administração do seu portfólio de actividades. Isto inclui a responsabilidade de monitorizar, coordenar, administrar e informar sobre todos os projetos executivos e assuntos relacionados com os administradores executivos, bem como as rotinas diárias e compromissos. 

Gestão do trabalho diário
• Organizar diariamente de forma eficaz a agenda, reuniões, eventos. Essencialmente é da sua responsabilidade gerir o calendário dos administradores executivos;  
• Coordenar a marcação, cancelamento e re-agendamento de reuniões; 
• Completar e submeter formulários de despesas e de viagens; 
• Prestar apoio na preparação de documentação, incluindo escrever, digitalizar, arquivar, fotocopiar, encadernar apresentações, cartas e documentos;
• Imprimir, responder e reagir a emails de forma rápida e eficiente;
• Sempre que urgente e necessário, efetuar follow up de pedidos ou emails;
• Escrutinar e rever despesas, ou pedidos de aprovação de pagamentos ou faturas;
• Obter as necessárias autorizações e garantir pagamentos atempados;
• Manter atualizado um plano de férias;
• Escrever ou produzir correspondência sempre que necessário (em Português ou Inglês);
• Preparar apresentações e tirar notas ou produzir minutas de reuniões ou Comités quando requerido;
• Marcação e agendamento de voos, conferências, workshops, motoristas, transportes ou outros eventos;
• Gestão e organização de princípio a fim de todas as necessidades de viagens dos Administradores Executivos; 
• Analisar diariamente jornais, revistas e outra informação identificando os temas ou artigos mais relevantes para o Banco;
• Recolher e manter actualizada informação sobre o Mercado local e a concorrência;
• Gestão dos gabinetes dos admibistradores executivos de forma profissional, eficaz e eficiente;

Arquivo e correspondência
• Preparar e editar toda a correspondência, comunicações, apresentações e outros documentos. Os documentos devem todos ser arquivados e gravados de forma organizada; 
• Garantir que o arquivo da correspondência é mantido e atualizado;
• Solicitar estacionário;
• Execução de tarefas pessoais para o incluindo pagamento de faturas, viagens, despesas ou situações ad hoc necessárias;
• Garantir que toda a informação relevante é comunicada a toda a equipa sempre que solicitado;
• Criar e manter uma relação de trabalho saudável e construtiva com todos os stakeholders relevantes, internos e externos;

• Gerir e manter excelentes relações com as assistentes executivas dos Executivos de clientes chave, membros do Governo ou reguladores Desenvolvimento de outros membros da equipa – outras secretárias, recepcionistas, assistentes administrativas, através da partilha de conhecimentos;

• Arquivo digital, criação de folders e gravação de apresentações, documentos chave, e preparação de packs para os Comités do Banco em que o responsável do CIB tem que participar;
• Manutenção e gestão de pasta com os cartões-de-visita de clientes e contactos, devidamente arquivados no Outlook Contacts dos administradores executivos;

Comunicação
• Triagem das chamadas telefónicas ou visitas para determinar a relevância da chamada ou visita e se possível resolver o pedido encaminhando para o stakeholder certo ou fazendo o research necessário para resolver o tema;
• Compor emails a um nível de síntese e informação que fomente a assistência eficiente e a melhor gestão de tempo como necessário;
• Gerir e organizar a agenda e as viagens para garantir que não há duplicações que possam afectar negativamente a imagem dos administradores executivos

Qualidade de serviço

•  Colocar o cliente no centro de tudo o que faz:
•  Colocar sempre o cliente no centro de tudo: todos os dias, em todas as actividades e em todas as decisões;
•  Ser útil, adicionar valor:
•  Ouvir e compreender a necessidade do cliente; identificar e sugerir a solução adequada, canal alternativo ou serviço;
• Ser proactivo e ajudar os clientes com boas práticas;
• Facilitar o cliente: ajudar nos processos, documentação e formulários;
• Comunicar, ser transparente:
• Manter os clientes informados, regularmente;
• Ser acessível, cortês e fornecer informações corretas e concluídas;
• Cumprir e manter as promessas feitas:
• Ter conhecimento e estar atualizado sobre os novos requisitos, procedimentos e práticas relevantes;
• Facilitar o cliente: Gerir as suas expectativas em relação aos processos, documentação e requisitos;
• Resolver as solicitações  do cliente e dar sempre feedback atempadamente;
• Fazer as coisas sempre bem e com sentido de urgência:
• Atender todas as necessidades do cliente de forma precisa e com qualidade;
• Apresentar e submeter documentos com qualidade e assegurar que seguem os os processos e procedimentos corretos e com urgência;

Competências Comportamentais

Seguir os procedimentos
Atenção aos detalhes
Documentar factos
Compreender as pessoas
Comunicação
Confidencialidade

Competências Técnicas

Registo e Gestão de Arquivo
Comunicação Escrita
Gestão diária das actividades
Gestão de correio
 

Qualificações Minimas:

- Licenciatura

- Inglês

1 a 2 anos de Experiência na Banca 

1 a 2 anos de Experiência de Secretariado