Shippeo, der europäische Marktführer für Supply-Chain-Transparenz, bietet Verladern, Spediteuren und Endkunden sofortigen Zugang zu vorausschauenden und Echtzeit-Informationen über jede Lieferung.

Shippeos machine-learning, proprietärer Algorithmus berechnet ETAs dynamisch und ermöglicht es Verladern Probleme schnell zu antizipieren, Endkunden proaktiv zu warnen und Ausnahmen effizient zu verwalten. Shippeo unterstützt marktführende Unternehmen bei der Nutzung der Transportmöglichkeiten, um einen außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten und betriebliche Spitzenleistungen zu erzielen.

Das 2014 gegründete Unternehmen Shippeo verfolgt mehr als 7 Millionen Ladungen pro Jahr in ganz Europa und stellt Verbindungen zu Spediteuren in mehr als 70 Ländern her. Die mehr als 160 Mitarbeiter von Shippeo haben 22 verschiedene Nationalitäten und sprechen 20 Sprachen!

Shippeo sucht eine Büroleiterin/einen Büroleiter, die/der dazu beiträgt, die Büroumgebung im Düsseldorfer Büro zu verwalten und sicher zu stellen, dass unsere Mitarbeiter sich sicher fühlen, und glücklich und produktiv sein können. Wir benötigen starke Unterstützung und kreatives Denken, damit unser Teamgeist und unsere Büroumgebung mit Spaß verbunden sind und innovativ bleiben. Dies ist ein Teilzeitjob (ca. 15h/Woche), oder eine Möglichkeit für Studenten (als Praktikum/Werkstudent).

Aufgaben und Verantwortungen

Ihre Rolle als Büroleiter/in, berichtend an den Gruppen Büroleiter, besteht darin, dafür zu sorgen, dass alles koordiniert wird, um unser Büro am Laufen zu halten.

Happiness Verwaltung:

• Sie organisieren lustige und kreative Veranstaltungen für die Mitarbeiter (einschließlich Teambuilding-Aktivitäten).
• Sie verwalten die gesamte interne Kommunikation mit dem Team.
• Sie stellen sicher, dass unser Team immer gut versorgt ist und in einer angenehmen Umgebung arbeitet.
• Sie tragen zur Schaffung einer starken Unternehmenskultur bei.
• Schlagen Sie neue Initiativen vor, die zur Zufriedenheit unserer Mitarbeiter beiträgt.

Verwaltung des Büros:

• Sie stellen sicher, dass unser Düsseldorfer Büro reibungslos funktioniert, und steuern Sie alle lokalen Anbieter, um Gebühren auszuhandeln und gegebenenfalls neue Anbieter zu suchen.
• Verwaltung von Büromaterial und Unterstützung zu MacOS Systemen.
• Unterstützung bei der Veranstaltungskoordination (Logistik für Konferenzen, Teampartys und Veranstaltungen, Rekrutierungsveranstaltungen, Messen).
• Reiseplanung für Teammitglieder und Koordination von Kalendern.
• Überwachung der Büroerweiterung.
• Sie kümmern sich um alle Kurierdienste.
• Erledigung aller Empfangsaufgaben, einschließlich der Begrüßung von Gästen und das Entgegennehmen von Telefonanrufen.

Unterstützung der Personalabteilung:

Sie arbeiten eng mit unserem HR-Manager zusammen, um ihn bei spezifischen HR-Aktivitäten zu unterstützen (Rekrutierungsprozess, die Einarbeitung der Mitarbeiter, Führung der Mitarbeiterakte usw.).

• Volle berufliche Kompetenz in Deutsch und Englisch
• Freundliche, positive und einladende Einstellung.
• Ausgezeichnete Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und Prioritäten bei der Arbeitslast zu setzen.
• Arbeitserfahrung/Praktikum in ähnlicher Rolle oder Veranstaltungsplanung
• Ausgezeichnete organisatorische und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikation.
• Die Fähigkeit, in einem Start-up-Umfeld mit minimaler Betreuung zu arbeiten.
• Grundlegende Computerkenntnisse. Gute Erfahrungen mit Google Apps (Calendar, Docs, Sheets, usw.).