Executive Assistant

  • 6650 St. Urbain Street Suite 500, Montreal, QUEBEC, Canada
  • Full-time
  • Region: AMS - North America and Canada
  • Employee Type: Regular

Company Description

ServiceNow is making the world of work, work better for people. Our cloud‑based platform and solutions deliver digital workflows that create great experiences and unlock productivity for employees and the enterprise. We're growing fast, innovating faster, and making an impact on our customers' and employees' lives in significant and important ways. With over 6,900 customers, we serve approximately 80% of the Fortune 500, and we're on the 2020 list of FORTUNE World's Most Admired Companies.®
 
We're looking for people who are ready to roll up their sleeves and help us build on our incredible momentum, our diverse, engaged workforce, and our purpose to make the world of work, work better.  
 
Learn more on Life at Now blog and hear from our employees about their experiences working at ServiceNow.

Job Description

The Advanced Technology Group (ATG) at ServiceNow is  a customer-focused innovation group building intelligent software and smart user experiences using existing and emerging data and AI technologies to enable end-to-end, industry leading work experiences for customers. We are a group of researchers, applied scientists, engineers and product managers with a dual mission. We build and evolve the AI platform, and partner closely with business units to build products and end-to-end AI-powered work experiences for customers. In equal measure, we lay the foundations, research, experiment and de-risk AI technologies that unlock new work experiences in the future.

What you get to do in this role:


  • Provide administrative support to VP, AI PM and Strategy.
  • Calendar & meeting management coordinate internal and external meetings including staff meetings, executive briefings, all hands meetings, QBR’s and off-site meeting and events. Assist with food orders, meeting needs, agenda support and note taking. Proactively manage calendar requests and conflicts
  • Meeting and interview preparation. Provide agendas, resumes and appropriate materials in a timely manner ahead of meetings and interviews
  • Apply discipline and rigor around meetings and ensuring agendas and clarifying context and purpose with senior leaders you support as well as participants
  • Handle all travel (flight, hotel, car) arrangements for domestic and international travel
  • Expense management duties, which includes submitting expense reports and receipts in a timely manner
  • Provide onboarding support for new hires, assist with cubicle assignments, equipment requests, onboarding meeting scheduling and being a point of contact for new hire
  • Provide onboarding support for new vendors and agencies when needed, ensuring they have the right access and documents/enablement required to get them up and running
  • Project work as needed to support each teams’ goals

Ce que vous avez à faire dans ce rôle :

  • Fournir un soutien administratif aux deux chefs de la transformation (niveau VP)
  • La gestion du calendrier et des réunions, coordination des réunions internes et externes, y compris les réunions du personnel, les séances d'information pour les cadres, les réunions générales, les réunions et événements QBR et hors site. Aider avec les commandes de nourriture, répondre aux besoins, le soutien de l'ordre du jour et de la prise de notes. Gérer de manière proactive les demandes de calendrier et les conflits.
  • Préparation des réunions et des entretiens. Fournir des ordres du jour, des curriculum vitae et des documents appropriés en temps opportun avant les réunions et les entretiens.
  • Appliquer la discipline et la rigueur aux réunions et assurer les ordres du jour et clarifier le contexte et l'objectif avec les hauts dirigeants que vous soutenez ainsi que les participants.
  • Gérer tous les arrangements de voyage (vol, hôtel, voiture) pour les voyages nationaux et internationaux
  • Assurer des tâches de gestion des dépenses, qui comprennent la soumission des rapports de dépenses et des reçus en temps opportun.
  • Fournir un soutien à l'intégration pour les nouveaux employés, aider à l’attribution des bureaux, aux demandes d'équipement, à la planification des réunions d'intégration et être un point de contact pour les nouveaux employés.
  • Fournir un soutien à l'intégration des nouveaux fournisseurs et des nouvelles agences en cas de besoin, en s'assurant qu'ils disposent du bon accès et des documents/habilitations nécessaires pour les rendre opérationnels.
  • Travailler sur des projets selon les besoins pour soutenir les objectifs de chaque équipe.

Qualifications

To be successful in this role you have:

  • 4+ years of administrative assistant experience
  • Proactive, one step ahead work ethic, attitude, and approach
  • Able to multi-task and juggle multiple calendars, teams and requests
  • Ability to drive schedules and agendas with deeper understanding of context
  • Strong teamwork and interpersonal skills, with a desire to offer suggestions and improvements
  • Superior communication skills with the ability to work across all levels, internally and externally High level of confidentiality, discernment and judgement
  • Desire to grow and take on your own projects and work under pressure while consistently meeting deadlines
  • Technical wizard with Word, Outlook, PowerPoint, Zoom, Concur Associate degree in Business Administration or related field
  • Bilingual - English and French is a must for this role

Pour réussir dans ce rôle, vous avez :

  • 4 ans et plus d'expérience en tant qu'assistant administratif
  • Une éthique de travail, une attitude et une approche proactives avec une longueur d’avance.
  • Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches et de jongler avec plusieurs calendriers, équipes et demandes.
  • Vous êtes capable de gérer les horaires et les agendas avec une compréhension plus approfondie du contexte.
  • Solides compétences en travail d'équipe et en relations interpersonnelles, avec le désir d'offrir des suggestions et des améliorations, compétences supérieures en communication avec la capacité de travailler à tous les niveaux, en interne et en externe et un haut niveau de confidentialité, de discernement et de jugement.
  • Désir de se développer et de prendre en charge vos propres projets et de travailler sous pression tout en respectant constamment les délais.
  • Assistant technique avec Word, Outlook, PowerPoint, Zoom, et Concur ainsi qu’un diplôme d'associé en administration des affaires ou dans un domaine connexe
  • Parfaitment bilingue en français et anglais.

JV20

 

Additional Information

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