SNV est une organisation internationale de développement à but non lucratif établi aux Pays-Bas en 1965 avec une présence locale à long terme dans plus de 25 pays. Depuis plus de 50 ans, notre équipe de conseillers nationaux et internationaux travaillent avec des partenaires locaux pour doter les communautés, les entreprises et les organisations d’outils, de connaissances et de connexions dont ils ont besoin pour augmenter leurs revenus et avoir accès aux services de base afin de briser le cycle de la pauvreté et d'orienter leur propre développement. SNV travaille dans trois secteurs : Agriculture, Energies Renouvelables et de l'Eau -Assainissement-Hygiène (WASH).

Au Mali SNV met en œuvre sous financement de Endev, le projet intitulé « Développement du marché du secteur de la cuisson propre au Mali (MADECC) », qui a pour objectif de « faciliter le développement du marché des équipements de cuisson amélioré au niveau des ménages et développer des connaissances et opportunités de marché de l’usage productif des foyers et des combustibles alternatives ». Le projet MADECC a démarré en fin 2019 et continuera au moins jusqu’à juin 2023 avec des opportunités de continuation au cas de bons résultats. 

Le dispositif d’enregistrement des ventes de foyers labellisés Gwa+ dans la base de données sur KoBoCollect a montré, lors de son évaluation faite avec les entreprises intégrant les retours terrain des acteurs (revendeurs), des insuffisances dont entre autres :

·         La durée du processus qui permet difficilement aux clients de se prêter à l’exercice car ne comprenant parfois pas la pertinence du temps pris et la nécessité de la collecte d’informations personnelles : en effet, le revendeur doit retrouver dans le système l’entreprise pour laquelle il opère, son nom et ensuite collecter les informations sur le client dont son sexe, son lieu d’habitation, son numéro de téléphone, le prix de vente du foyer etc…

·         La complexité et l’inadéquation du code QR : Le code sur les étiquettes a été conçu avec des informations trop longues (GWA+- Nom du foyer – N° de série – Nom de l’entreprise) mais insuffisantes en ce qui concerne le format/type/taille du foyer qui rime automatiquement avec le prix de vente. Or le Nom du foyer est directement adossé à l’entreprise, ce qui peut faire économie d’une étape tout en simplifiant le code.

·         Dans le processus de production des étiquettes : chaque équipement ayant un code unique, l’imprimeur doit pouvoir imprimer des étiquettes Uniques comportant le logo GWA+ et le QR code comportant les informations du fabricant. Cependant à la pratique, vu que les QR code sont produits séparément des étiquettes, l’imprimeur est obligé d’adosser manuellement à chaque étiquette son code QR qui lui est fourni.. La première vague d’étiquettes produites dans ce contexte a entrainé des doublons des numéros de séries, et des problèmes de qualité de l’image des QR code.

Au regard de ces insuffisances, une réflexion a été entamée pour trouver des solutions pratiques, viables permettant de simplifier au maximum le processus tout en minimisant au maximum les potentielles erreurs. L’automatisation de toutes ces processus dans un progiciel apparait comme le meilleur moyen de minimiser les risques d’erreurs. Pour ce faire, MADECC et MACC doivent s’appuyer sur les services d’un prestataire ayant les compétences nécessaires en développement d’applications intégrant les besoins et solutions.

Les présents termes références précisent les contours de cette action.

1.    Objectifs

La présente vise à mieux adapter aux réalités du terrain la codification et la production des étiquettes Gwa+ et l’enregistrement des ventes des foyers améliorés labellisés en développant un dispositif automatisé fiable, facile d’usage et durable facilitant la mise à disposition des outils de traçabilité des ventes de foyers améliorés Gwa+.

De façon spécifique, il s’agit de :

a)    Faire une analyse de l’existant des procédures de traçabilité des ventes de foyers labellisés ;

b)    Faire une proposition de système automatisé intégrant les différentes procédures de traçabilité des ventes de foyers labélisés issue de l’analyse ;

c)    Concevoir un système automatisé intégrant les différents processus et étapes de production et d’utilisation des outils de traçage des ventes de foyers labellisés ;

d)    Mettre en service le système automatisé et faire un accompagnement de l’administration du système.

e)    Renforcer les capacités des utilisateurs potentiels à l’utilisation efficace, voire la maintenance du système.

2.    Taches principales de la prestation

Dans le souci d’une amélioration le prestataire devra proposer des solutions pratiques, viables permettant de simplifier au maximum le processus tout en minimisant au maximum les potentielles erreurs et ceux à travers le développement d’applications intégrant les besoins et solutions évoqués ci-dessous :

a.    Dans le raccourcissement de la procédure d’enregistrement, il est envisagé de l’effectuer en seulement 4 étapes :

• Le scan du code QR attribué à chaque revendeur (arrimé à une base de données des revendeurs contenant toutes leurs informations : nom prénoms, âge, sexe, localisation, entreprise pour laquelle il travaille[1],…)
• Le scan du code QR unique de chaque foyer sur l’étiquette Gwa+
• La collecte du numéro de téléphone du client
• Le renseignement du Genre/sexe du client que le revendeur peut faire sans aucune question adressée au client.

b.    La codification unique des foyers peut être simplifiée en ne prenant en compte que trois éléments clefs

• Le nom du foyer : fait référence directement à l’entreprise
• La taille du foyer : en lien avec le prix de vente du foyer (nous sommes dans un programme RBF qui exige une clarté du prix de vente du foyer qui doit être standard au mieux sur toute l’étendue du territoire)
• Le numéro de série du foyer

c.     Pour que le revendeur puisse reconnaitre les étiquettes pour chaque type de foyer et aussi minimiser la marge d’erreur pour l’imprimeur de faire des séries en double, une mention spécifiant la type et format du foyer sera inscrite sur l’étiquette (par exemple : Sewa Grand, Wassa Super – Badjènèba n°5…)

3.    Plan d’ activités

Les principales activités à conduire dans l’action sont les suivantes :

N°    Activités    Spécifications    Calendrier Indicatif

3.1    Identification du prestataire et sélection     

L’équipe MADECC identifiera au moins 3 prestataires dans le domaine à travers le réseau de contacts de SNV et demandera à chacun une offre technique et financière la prestation. 
Une équipe de sélection sera mise en place et sélectionnera in fine le meilleur prestataire sur la base de la qualité de ses offres.     12-25 Janvier 22

3.2    Contractualisation    

Contrat ou Bon de commande selon le montant    26 Janvier 22

3.3    Analyse de l’existant et proposition du système     

Le prestataire devra faire une analyse de l’existant en collaboration avec l’équipe de MADECC et se basera sur cette analyse pour faire une première proposition de système automatisé (Technologie de conception, stratégie).    26 – 28 Janvier 22

3.4    Développement de l’application    

Le prestataire développera le système proposé conformément au cahier de charge qu’il aura lui-même proposé après l’analyse dans son rapport d’analyse.    28/01- 10/02/22 

3.5 Test et déploiement du système    

Le prestataire fera un test de l’application et assurera le déploiement. Il devra intégrer les différents bugs constatés au cours du test et mettra à la disposition du projet MADDEC une version finale de l’application    11 Février 22

3.6    Formation de l’équipe à l’utilisation    

Le prestataire assurera la formation de l’équipe MAADEC et de ces partenaires à l’utilisation de l’application conformément au cahier de charge. Il mettra à la disposition des utilisateurs un manuel de procédure/utilisation complet.    14 -15 Février 22

3.7    Accompagnement des utilisateurs    

Une période d’accompagnement des utilisateurs sera définie de commun accord avec le prestataire et l’équipe de MAADEC. Cette période comportera une proposition de stratégie d’amélioration du l’application en fonction des besoins qui seront identifiés au fur et à mesure de l’utilisation de l’application.    N/A
 

[1] Il faut noter qu’un même revendeur peut travailler pour plusieurs entreprises

5.    Livrables de l’action :

 ·         L’application/progiciel (option Windows et Android) qui devra pourvoir réaliser l’ensemble des spécifications techniques décrites dont, entre autres la génération automatique de codes QR uniques et numérotés est livrée par le prestataire

·         Un manuel d’utilisation avec l’ensemble des processus d’utilisation de l’application est disponible

·         Les utilisateurs au niveau de SNV et potentiellement MACC sont formés ;

·         Rapport de Conception comprenant (a) l’analyse de l’existant, (ii) le Rapport de Formation et (ii) les Recommandation sur l'évolution de l’application est produit

6.    Durée de la Prestation

La durée prévisionnelle pour la réalisation de l’application (jusqu’à la formation des utilisateurs) est estimée à vingt (20) jours.

La période prévisionnelle d'assistance technique est de trois (6) mois (mi-février à mi-Juillet 2022)

Le prestataire offrira une garantie et un Service Après-Vente sur 2 ans.

7.    Présentation des offres

Les offres doivent contenir une proposition technique conforme au contenu des TdR et une proposition financière datée et signée. Les propositions doivent être accompagnées par la lettre de soumission datée et signée. En outre, les candidatures doivent inclure un curriculum vitae détaillé des agents en charge de la conception et de la liste d’exemples de prestations déjà réalisés

8.    Date limite de dépôt

Les prestataires intéressés doivent envoyer leurs offres par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected] ou dans la base de données SmartRecruiters  au plus tard le 31/01/ 2022 à 12H00.

NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

        SNV n’est pas obligée de donner une suite à cet appel.