Agent d'accueil / Adjointe Administrative

  • Montréal, QC, Canada
  • Temps plein
  • Département: Facilities
  • City: Montreal
  • Specialty: Facilities

Description de l'entreprise

Entreprise fondée et dirigée par un ancien artiste, notre mission est de donner aux artistes talentueux la liberté et les ressources dont ils ont besoin pour fournir un travail de qualité et s’épanouir dans un environnement de travail amusant et créatif.

Description du poste

L’adjoint(e) administratif(ive) et réceptionniste accueille les visiteurs chez Rodeo FX, s’assure de la réception et du transfert des appels. Cette personne s’occupe également d’autres tâches administratives pour l’équipe des installations et l'équipe exécutive telles que l'organisation des voyages, la gestion des cartes d’accès et codes de sécurité ainsi que de faire le lien avec l’équipe d’entretien ménager.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS 

  • Accueillir les clients, les visiteurs et les rediriger aux personnes souhaitées (en personne et au téléphone);
  • Gérer les déplacements des employés de Rodeo FX à l’extérieur (réservation d’hôtels, location de voitures, réservation de restaurants, etc.);
  • Fournir un support administratif à l’équipe des opérations et l’exécutif;
  • Gérer le plan de cellulaire, incluant la révision des factures et la communication avec le fournisseur pour toutes modifications;
  • Administrer des cartes d’accès et des codes de sécurité, incluant la préparation des cartes et codes pour les nouveaux employés et procéder aux modifications (départs, changements d’accès, etc.)
  • Planifier et coordonner tous les déménagements des bureaux des employés;
  • Préparer les rencontres avec les clients ou pour l’équipe de production (nourriture, boissons, documents nécessaires, etc.);
  • Faire le suivi avec l’équipe d’entretien ménager pour assurer un service de qualité;
  • Réviser et répartir les demandes de l’équipe des installations;
  • Commander les fournitures de bureau;
  • Apporter un support lors des événements spéciaux (5 à 7, fin de projet, activités pour les employés, etc.);
  • Gérer les rendez-vous et les rencontres de l’équipe des opérations ;
  • Réaliser toutes autres tâches administratives facilitant le travail de l’équipe des opérations et pour l’équipe exécutive (planification, suivi, communication, etc.).
  • Produire et mettre à jour différents rapports;
  • Rédiger, mettre à jour, traduire, numériser et classer divers documents;
  • Participer à des projets spécifiques avec l’équipe des installations.

Qualifications

QUALIFICATIONS & EXPÉRIENCE :

  • Détenir un D.E.P. ou D.E.C. en administration ou secrétariat, un atout ;
  • Détenir une expérience minimale de 2 années en service à la clientèle;
  • Excellente maîtrise de Microsoft Office et la Suite Google;
  • Excellentes aptitudes de communication tant verbales qu’écrites;
  • Bilingue (Français/Anglais).

PROFIL & COMPÉTENCES :

  • Enthousiaste avec un esprit créatif;
  • Autonome ayant un bon sens de l’initiative;
  • Manifeste de la rigueur et un souci du détail;
  • À l’aise dans un environnement changeant et sous pression;
  • Excellentes compétences organisationnelles et en communication;
  • Éthique de travail axée sur le dynamisme et la collaboration;
  • Habile à résoudre des problèmes;
  • Excellent sens de la gestion des priorités et du respect des échéances.

Renseignements complémentaires

  • Être disponible temps plein;
  • Horaires variables : 8h – 17h ; 9h – 18h (rotation à la réception);
  • Contrat Permanent;
  • Assurance Collective. 

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