En septembre 2012, un hôtel unique ouvre ses portes sur un site d’exception. Membre du groupe Sana Hotels, l’Auberge du Jeu de Paume, Relais & Châteaux, située au cœur du Domaine de Chantilly, est un lieu unique pour une escapade inoubliable inspirée par l’Histoire de France.

Avec ses 92 chambres dont 25 suites, son bistrot chic, son restaurant gastronomique et son Spa Valmont , elle marque les esprits de nos hôtes et ne laisse personne indifférent.

Rejoindre l’Auberge du Jeu de Paume c’est entrer dans une grande famille où chacun a sa place et peut s’y épanouir.

C’est parce que nous sommes convaincus que notre Auberge ne serait rien sans les équipes qui la composent que nous plaçons l’individu au cœur de notre politique RH, dans le respect de chaque Femme et de chaque Homme, dans le partage de notre savoir-faire et dans la passion de notre métier.

Travailler à l’Auberge du Jeu de Paume, c’est avoir le désir d’innover, de progresser et de développer son professionnalisme dans une atmosphère d’échange et d’écoute.

Si vous vous reconnaissez dans nos valeurs, faites de respect, de courtoisie, d’humilité et d’entraide, rejoignez-nous !

DESCRIPTIF DE L'OFFRE
Assiste le Responsable des Ressources Humaines en facilitant la sélection, l’intégration et le développement du personnel, en respectant la réglementation et les procédures internes dans l’accomplissement des tâches administratives.

Conseille les chefs de départements sur la politique RH, les exigences juridiques, les questions diverses, et agit en médiateur le cas échéant.

Développe et anime des actions de formation en cohérence avec les objectifs de l’établissement.

Contribue à la performance du service RH en faisant preuve de polyvalence et de flexibilité dans l’organisation du travail et du respect de la confidentialité.

Stage de 4 mois minimum. A pourvoir à partir de septembre 2023

MISSIONS PRINCIPALES :

• Accueil des nouveaux salariés : 

Contrôle des documents d’embauche : Carte d’identité ou passeport, documents de séjour et/ou de travail et authentification de titres, attestations de sécurité sociale (CMU-C…)…

Création du profil dans le logiciel de paie (SAGE) et le logiciel de gestion des temps (Bodet).
Remise des clés de vestiaire, carte d’accès, carte café …
Etablissement et remise pour signature des contrats de travail, avenants et descriptions de poste.
Etablissement et envoi des déclarations uniques d’embauche.
Suivi des fins de période d’essai.
Mise à jour du registre unique du personnel.
Suivi et mise à jour des dossiers individuels du personnel.
 

• Gestion des extras/intérimaires :

Elaboration hebdomadaire des plannings des besoins en extras et intérimaires avec chaque chef de département concerné.
Contrôle des documents d’embauche.
Rédaction des contrats d’extras et des déclarations uniques d’embauche.
Etablissement des provisions des extras et intérimaires chaque mois et transmission à la comptabilité.
Mise à jour régulière du vivier d’extras.
 

• Stagiaires/Contrats d’apprentissage et de professionnalisation:

Gestion totale des stagiaires, contrats d’apprentissage et contrats de professionnalisation en coordination avec les chefs de département : sélection, intégration, montage des dossiers, signature des contrats ou conventions, relations avec les tuteurs et les écoles. Responsable des annonces et partenariats écoles.
 

• Médecine du travail/Sécurité:

Suivi des visites médicales d’information et de prévention, périodiques, de reprise…Planification des rendez-vous en collaboration avec les Chefs de département en fonction des plannings transmis par la Médecine du Travail et remise des convocations.Contrôle des factures de la Médecine du Travail.
Suivi et mise à jour du document unique d’évaluation des risques.
Elaboration et mise à jour de la fiche d’entreprise conjointement avec la Médecine du Travail.
 

• Paie :

Gestion complète du système de gestion des temps; création de la fiche salarié, enregistrement des absences (CP, Fériés, RTT, maladie, AT ...)
Gestion des acomptes.
Préparation et contrôle des éléments de paie en relation avec le prestataire paie.
Vérification de la paie.
Mise à jour permanente des dossiers et transmission au prestataire paie des modifications relatives aux salariés (transport, changement d’adresse, RIB, modification d’état civil, validité du titre de séjour…)
 

• Attestations et déclarations diverses :

Enregistrement des arrêts maladie et saisie des attestations de salaire.
Envoi des déclarations d’accident du travail et remise des feuilles d’accident du travail aux salariés.
Déclaration mensuelle des mouvements de main-d’œuvre et contrôle des effectifs.
Mise à jour du document mensuel des effectifs de l’hôtel, calcul du turn over et provision heures supplémentaires.
Elaboration des différentes attestations à la demande des salariés.
 

• Départ des salariés :

Récupération des uniformes, badges et clés de vestiaires.
Préparation des soldes de tout compte et transmission des informations au prestataire paie.
Remise des éléments de solde de tout compte aux salariés.
 

• Formation

Analyse des besoins de formation individuels ou collectifs en relation avec les chefs de département et en fonction des objectifs de l’entreprise.
Elaboration annuelle avec le RRH du bilan de la formation de l’année en cours et du plan de formation de l’année suivante, en fonction du budget.
Suivi du budget tout au long de la réalisation du plan de formation, contrôle des conventions de formation et imputation des dépenses, en répertoriant les coûts, le nombre d’heures de formation, le nombre de salariés formés (H ou F, qualification…)
Sélection des fournisseurs externes et négociation des conditions (objectif, durée, coût, animation…)
Relations avec le FAFIH, contrôle des versements et suivi des dépenses.
Participation à la promotion de l’hôtel auprès des écoles, universités, centres de formation, forums…
Animation de formations et journées d’intégration.
Promotion et développement des Cross-Training interservices.
Coordination (conjointement avec le RRH) des formations obligatoires en matière de sécurité (sécurité incendie, sauveteurs secouristes du travail, habilitation électrique…)
 

• Recrutement :

Participe avec le RRH aux actions de recrutement : rédaction des profils de poste, rédaction des annonces, sélection des candidats, entretiens, rédaction des promesses d’embauche…
Participation aux différents salons de recrutement et journées portes ouvertes dans les écoles.
 

• Divers :

Elaboration et envoi des lettres notamment les réponses aux candidatures…
Etablissement de la liste des anniversaires du mois, de l’affichage de la Personnalité du mois, de la mise à jour des tableaux d’affichage.
Inscriptions et radiations à la mutuelle et à la prévoyance. Contrôle et validation des appels à cotisations trimestriels. Suivi des portabilités.
Gestion des supports de communication.
Elaboration de la newsletter mensuelle et participation aux réunions qualité.
Remplacement du RRH pendant son absence et le représente aux réunions de comité de direction.
Organisation des évènements spéciaux : fête du personnel, noël des enfants, petit déjeuner Staff mensuel…
Participation aux visites d’écoles.

L’Assistant(e) Ressources Humaines assiste le RRH, à sa demande, dans toutes tâches particulières ou occasionnelles liées au bon fonctionnement du service (tableaux, statistiques, rapports…)

Cette liste n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du département.

Les qualités essentielles à la réussite de cette fonction au sein de notre hôtel sont:

• la rigueur
• le sens du relationnel
• le respect de la confidentialité
• la capacité d'écoute
• une excellente organisation

* Avantages *

Repas offerts + indemnité nourriture
Remboursement du titre de transport à hauteur de 50% ou parking gratuit
Staff rates (tarifs préférentiels pour l'Auberge et Relais et Châteaux)