Executive Assistant (m/w/d)

  • Leibnizstraße 65, 10629 Berlin, Deutschland
  • Vollzeit

Unternehmensbeschreibung

MetaDesign ist eine international führende Markenberatung.
Als Creative Consultants helfen wir Unternehmen bei der Transformation in die Märkte von morgen. Eine starke, zukunftsfähige Marke ist ein wesentlicher Treiber für erfolgreiche Geschäftsmodelle, Produkte und Services. Wir entwickeln Marken mit dem Ziel, ein stimmiges Gesamterlebnis über alle Berührungspunkte hinweg herzustellen – von Design und Kommunikation bis hin zu Erlebnissen auf digitalen Plattformen, in Stores, auf Messen oder Ausstellungen.

MetaDesign ist an den Standorten Beijing, Berlin, Düsseldorf, Genève, San Francisco und Zürich vertreten. Insgesamt rund 300 Mitarbeiter betreuen Kunden wie Volkswagen, Porsche, Deutsche Telekom, Siemens, E.ON, Bosch, Piaget und New York Philharmonic.
 

Der Bereich

Als Executive Assistant unterstützt Du den CEO in allen administrativen Aufgaben. Du stellst effiziente, den CEO entlastende Arbeitsabläufe sicher. Mit großem Engagement und hoher Serviceorientierung gewährleistest Du die CEO-Betreuung und treibst dabei aktive Optimierungsprozesse voran. Zusätzlich übernimmst Du im Einzelfall auch unterschiedlichste Projekte und unterstützt in der internen Kommunikation.

Du verstehst Dich als Sparringpartner, der den Trubel und die Hektik des Agenturlebens sehr schätzt, dabei jederzeit den Überblick behält und sich in jeder Situation seine Freundlichkeit und Gelassenheit bewahrt.

Stellenbeschreibung

  • Du übernimmst eigenständig die administrative und organisatorische Betreuung unseres CEO
  • Du unterstützt aktiv und entlastest unseren CEO, indem Du seine Arbeitsabläufe und Prozesse koordinierst sowie priorisierst
  • Du bist für die Terminkoordination, -planung und -überwachung verantwortlich
  • Du übernimmst die Geschäftsreiseorganisation: Reisevorbereitung, Reiseabwicklung, Reisekostenabrechnung, deren Weiterberechnung sowie Einführung und Betreuung des Agentur-Reiseportals
  • Du bist die Schnittstelle zu unserem Shared Service Center, anderen MetaDesign Standorten und externen Dienstleistern
  • Du unterstützt bei der Anfertigung umfassender Präsentations-, Projekt- und Vortragsunterlagen
  • Du übernimmst die Veranstaltungsorganisation: Planung, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Kundenveranstaltungen sowie von Video- und Telefonkonferenzen
  • Du führst eigene interne Projekte (bspw. Einführung und Betreuung neuer Agentursysteme/Tools)
  • Du unterstützt im Bereich der internen Kommunikation (Newsletter, Infomails, Mitarbeiterversammlungen, Präsentationen erstellen o. Ä.)
  • Du pflegst und entwickelst vorhandene Datenbanken (Kontaktdatenbank, Stundenerfassung) und das Vertragsarchiv weiter

Qualifikationen

  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische/verwaltungstechnische Ausbildung oder ein entsprechendes Studium
  • Du konntest bereits 3+ Jahre Erfahrung in einer Agentur, der Unternehmensberatung, Gastronomie o. Ä. sammeln
  • Du überzeugst mit einer ausgeprägten Serviceorientierung sowie ausgezeichneten Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
  • Du arbeitest mit großer Vertraulichkeit und Loyalität
  • Du hast starke analytische Fähigkeiten (Priorisierung, Wichtigkeit/Dringlichkeit, Optimierungsmöglichkeiten)
  • Du kommunizierst fließend auf Englisch und Deutsch (mündlich und schriftlich)
  • Du besitzt gute Kenntnisse in PowerPoint, Word, Excel und bestenfalls auch in SAP
  • Du überzeugst mit einer selbstständigen, proaktiven und eigenverantwortlichen Arbeitsweise
  • Du bist eine offene Persönlichkeit, ein Teamplayer und neugierig
  • Du besitzt die Fähigkeit des Querdenkens und kannst herzhaft lachen
  • Das kreative Umfeld einer Agentur begeistert Dich, sodass Du mit Herz und Verstand bei der Sache bist

Zusätzliche Informationen

Freie Getränke, Obst und eine schicke Dachterrasse haben wir auch, aber vor allem bieten wir:

  • große Marken und spannende Projekte bei der Nummer 1 Markenagentur in Deutschland
  • individuell abgestimmte Weiterentwicklungsprogramme, profitiere auch von dem umfangreichen Trainingsangebot des Publicis Groupe-Netzwerks
  • inspirierende Zusammenarbeit und Austausch mit großartigen Kollegen/innen aus unterschiedlichen Disziplinen
  • flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
  • einen perfekten Start begleitet durch einen „Buddy“ und ein motivierendes Arbeitsumfeld
  • regelmäßige in-house Events, vom informativen Lunch & Learn bis zum semiprofessionellen Feierabend-Kickerturnier
  • einen attraktiven Arbeitsplatz im legendären MetaHaus in Berlin-Charlottenburg

Du denkst, das ist was für Dich? Dann zeig’s uns.

Wenn Du in einer Agentur arbeiten möchtest, die für nachhaltige markenorientierte Unternehmensführung steht, dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftige Bewerbung unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung und des möglichen Eintrittsdatums.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!

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