Oxfam is a global organization that fights inequality to end poverty and injustice. We offer lifesaving support in times of crisis and advocate for economic justice, gender equality, and climate action. We demand equal rights and equal treatment so that everyone can thrive, not just survive. The future is equal.

·     

Termes de Référence (TdR)

Consultant·e / Chef·fe de projet temporaire – Transition et Clôture des

opérations d’OUS au Sénégal

Lieu d’affectation : Dakar, Sénégal – Mode hybride (présentiel dans les bureaux d’Oxfam au Sénégal et travail à

distance)

Durée: du 1er juin 2026 au 31 mars 2027 (10 mois)

Rattachement hiérarchique :

Lien hiérarchique direct avec xxxx (à confirmer) ; lien fonctionnel avec xxxx (à confirmer).

1. Contexte et justification

Oxfam America (OUS) met fin à sa présence opérationnelle au Sénégal dans le cadre du processus

d’affiliation et de décolonisation de la Confédération Oxfam. D’ici le 31 mars 2027, l’ensemble des

opérations, contrats, projets, systèmes et obligations d’OUS au Sénégal devront être entièrement clôturés,

transférés ou intégrés au sein d’Oxfam Sénégal (OSE) en tant que nouvelle affiliée nationale.

Afin d’assurer une transition rigoureuse, conforme aux exigences d’Oxfam, des bailleurs de fonds et du cadre juridique sénégalais, OUS souhaite recruter un·e consultant·e basé·e à Dakar pour assurer la gestion de projet et la coordination du processus de clôture progressive. Le volume de travail estimé ne dépassera pas 30 heures par semaine.

1. Objectif de la mission

Coordonner, exécuter, suivre et rendre compte de l’ensemble des activités nécessaires à la clôture complète des opérations d’OUS au Sénégal au plus tard le 31 mars 2027, en garantissant la conformité réglementaire, la mitigation des risques, la redevabilité des ressources, l’accompagnement du personnel, la confiance des bailleurs et une transition fluide vers OSE.

1. Portée de la mission et principales responsabilités

Un plan de travail détaillé sera élaboré afin de couvrir l’ensemble des domaines ci-dessous (et tout autre domaine requis), garantissant une prise en compte exhaustive de tous les éléments.

1. 1. Gestion de projet du plan stratégique de clôture [Responsable principal : Consultant·e, avec responsabilité partagée sur la qualité et le contenu avec OUS, OiSEN, OSE et les équipes d’OI]
      • Élaborer et tenir à jour un Plan Directeur de Clôture du Sénégal, en collectant l’ensemble des exigences et échéanciers auprès d’OUS, d’Oxfam en Afrique (OiA), de l’équipe Développement de la Confédération OI, d’OSE et des affiliés partenaires, et en facilitant la résolution de tout désaccord majeur.
      • Maintenir un registre des risques à jour, avec des mesures de mitigation correspondantes ; organiser et rédiger les comptes rendus des réunions de transition (bimensuelles ou mensuelles).
      • Assurer la gestion de projet transversale entre OUS, Oxfam au Sénégal (OiSEN), OSE, OiA et les affiliés partenaires ayant des investissements au Sénégal ; produire des rapports réguliers sur les livrables à venir et réalisés, assurer le suivi des retards, et veiller à ce que toutes les décisions soient prises, documentées, suivies et exécutées dans les délais convenus.
   2. Exigences juridiques et réglementaires [Responsables : Finance & Opérations OUS / Administration & Finance OiSEN)
      • En coordination avec les conseils juridiques sénégalais et juristes d’OUS, cartographier toutes les étapes nécessaires à la cloture de l’enregistrement legal d’OUS au Sénégal ; estimer les coûts associés, appuyer la mobilisation budgétaire et assurer le suivi de l’exécution du processus.
      • Identifier les contrats, protocoles d’accord, licences et enregistrements devant être résiliés, transférés ou amendés ; assurer les notifications réglementaires auprès des autorités compétentes, conformément aux mandats des affiliés.
      • Suivre et appuyer le règlement de toute question juridique en suspens (personnel, partenaires, fournisseurs, fiscalité et obligations statutaires).
   3. Transition des ressources humaines [Responsables : RH OiSEN / PCHR & Finance OUS / Direction Exécutive OSE]
      • Appuyer l’élaboration et la gestion du calendrier de transition RH (ruptures contractuelles, transferts, fins de service), dans le respect du droit du travail sénégalais et des politiques d’Oxfam, incluant :
        • les consultations du personnel, une communication transparente, des mécanismes de plainte accessibles et une attention particulière au bien-être du personnel;
        • les départs du personnel (liquidation des congés, procédures de sortie, restitution des actifs, soldes de tout compte);
        • le transfert de tous les contrats de travail d’OUS vers OSE, y compris le personnel hébergé ;
        • les démarches administratives liées à la clôture (obligations envers les institutions publiques et les assureurs privés);
        • la migration et l’archivage des données RH des systèmes OUS vers OSE, dans le respect des exigences légales.

1. 1. Programmes, partenariats et clôture contractuelle [Responsables : Direction Exécutive OSE / Direction Programme OiSEN / Finance & Subventions OUS / affiliés partenaires]
      • Appuyer la préparation et la mise en œuvre d’un plan détaillé de transfert des programmes et contrats d’OUS vers OSE, en garantissant la continuité programmatique et la préparation opérationnelle (systèmes, ressources humaines, partenariats nationaux, comptes bancaires, trésorerie et mécanismes de supervision).
      • Pour les projets clôturés avant mars 2027 et non transférés à OSE, appuyer l’élaboration et l’exécution des plans de clôture.
      • Confirmer l’absence de programmes résiduels sous gestion OUS après mars 2027 ou, le cas échéant, appuyer l’élaboration d’un plan de gestion des programmes hérités.
      • Appuyer la préparation et la soumission de tous les rapports requis avant le transfert vers OSE.
      • Faciliter la communication et l’engagement avec les partenaires d’exécution et stratégiques afin d’assurer la clarté et l’adhésion à la transition.
      • Appuyer la finalisation de tous les rapports requis (rapports annuels, CQMR, KPI, audits, exigences de conformité).
      • Appuyer les équipes programmes et finances pour les réconciliations contractuelles et les check-lists de clôture.
   2. Finances, audits et clôture des systèmes [Responsables : Finance OUS/OiSEN & TIM]

• • • Appuyer la gestion et la coordination des activités de clôture financière, incluant :
      • l’élaboration et l’exécution d’un plan financier de clôture ;
      • la préparation et la réalisation des audits requis ;
      • les rapprochements bancaires, règlements des passifs et créances, transferts de fonds aux partenaires, gestion des actifs, paiements fiscaux et de la paie ;
      • l’examen des soldes de subventions, les remboursements éventuels et la documentation financière finale;
      • la fermeture des comptes bancaires OUS au Sénégal.

1. 1. Logistique, actifs et locaux [Responsables : Finance & Opérations OUS et OiSEN]

• • • Vérifier et réconcilier tous les actifs ; superviser leur cession, transfert ou don conformément aux règles d’Oxfam et des bailleurs.
    • Gérer la liquidation des stocks, la fermeture ou le transfert des baux et contrats de locaux.
    • Appuyer la résiliation ou le transfert des contrats fournisseurs et services publics.
    • Veiller à la réalisation d’analyses de risques sécuritaires.

1. 1. Technologies de l’information et sécurité des données [Responsables : TIM OUS/OiSEN/OI]

• • • Superviser la vérification des actifs informatiques, l’effacement sécurisé des données et la

désactivation ou le transfert des licences.

• • • Appuyer l’archivage numérique sécurisé et la fermeture des systèmes locaux.
    • Coordonner la désactivation finale des systèmes hérités.

1. 1. Archivage transversal [Responsables : TIM, Finance, Opérations, RH]

• • • Réaliser une évaluation des archives et élaborer un plan global d’archivage conforme aux politiques de conservation, au RGPD et aux exigences légales et des bailleurs.
    • Gérer la mise en œuvre du plan, y compris le stockage externe sécurisé et la destruction

documentaire conforme.

1. 1. Communication et gestion des parties prenantes [Responsables : Direction de la transition OUS/OiSEN/OSE]

• • • Préparer des FAQ internes, appuyer les communications régulières avec le personnel, partenaires et bailleurs.
    • Appuyer l’organisation de l’événement de clôture d’OUS Sénégal (décembre 2026 ou début 2027).
    • Tenir un registre des questions, enjeux et réponses.

1. Livrables

• Plan directeur de clôture du Sénégal (fin juin 2026)
• Rapports mensuels d’avancement de la transition et registre des risques mis à jour (au minimum sur

une base trimestrielle)

• Calendrier de transition RH, matrice de sortie du personnel et outil de suivi de conformité (juin 2026)
• Dossier de clôture financière (rapprochements, calendrier de reporting aux bailleurs, dossier de préparation aux audits) (juillet 2026)
• Inventaire des actifs et de la logistique et plan de cession/transfert, avec dossiers justificatifs (août 2026)
• Plan de désactivation des systèmes informatiques et d’archivage des données, avec certificats de

finalisation (août / septembre 2026)

• Outil de suivi de la clôture des contrats et projets (y compris livrables des partenaires, évaluations et rapports) (juillet–décembre 2026)
• Plan d’action pour la clôture légale et notes d’avancement (novembre–décembre 2026)
• Rapport final de clôture d’OUS Sénégal (mars 2027)
• Organisation de l’événement de clôture (au plus tard fin mars 2027)

1. Attentes liées au poste

Le·la consultant·e :

• Travaillera de manière efficace et collaborative afin de contribuer à une culture de travail axée sur l’esprit d’équipe et la résolution de problèmes, en traitant toutes les personnes avec dignité et respect, et démontrera une bonne connaissance de la mission, des valeurs et des objectifs d’Oxfam America ainsi qu’un engagement fort à leur égard.
• Disposera d’une compréhension fondamentale des enjeux de justice de genre et de diversité dans

les domaines clés de responsabilité, et fera preuve d’un engagement clair en faveur de la promotion de la justice de genre, de l’équité raciale et de la diversité au sein de notre environnement de travail et de nos programmes.

• Dans ses domaines de responsabilité, fera preuve d’un engagement et d’une responsabilité personnelle pour les actions contribuant à un environnement de travail sûr et responsable, ainsi qu’à des projets et des relations respectueuses et éthiques avec le personnel, les partenaires et les communautés que nous servons.

1. Qualifications et expérience

Profil requis :

• Au moins 10 ans d’expérience dans les opérations d’ONG internationales (INGO), la gestion de transitions organisationnelles ou la fermeture de bureaux pays au Sénégal ou dans des contextes comparables;
• Expérience avérée dans la direction ou la gestion de projets couvrant plusieurs fonctions, notamment la conformité réglementaire, la coordination financière et des audits, les processus RH, la logistique et la gestion des actifs, le reporting aux bailleurs de fonds et la liaison avec les autorités gouvernementales ;
• Excellentes compétences organisationnelles et en gestion de projet, avec une forte capacité de coordination des parties prenantes et de communication;
• Maîtrise du français et bonne connaissance professionnelle de l’anglais ; connaissance du contexte des ONG internationales au Sénégal, du droit du travail sénégalais et des autres réglementations pertinentes.

Atouts souhaités :

• Expérience des systèmes et processus d’Oxfam (p. ex. UBW, OPP, BOX, etc.) ou de systèmes opérationnels équivalents utilisés par des ONG internationales similaires ;
• Expérience directe de transitions ou de fermetures de bureaux pays d’Oxfam ou d’ONG internationales comparables.

1. Durée et charge de travail

Du 1er juin 2026 au 31 mars 2027 – Poste à temps partiel ou équivalent en consultance.

1. Supervision

Responsable principal : à confirmer. Lien fonctionnel : à confirmer

1. Rémunération estimée

Étant donné qu’il s’agit d’une opportunité à temps partiel (environ 30 heures par semaine), Oxfam est en mesure d’offrir des honoraires mensuels compris entre 5 000 et 6 000 USD, en fonction du niveau d’expérience du/de la consultant·e.

Le·la consultant·e sera responsable du paiement de l’ensemble des impôts et cotisations d’assurance

applicables au Sénégal.

Oxfam est une organisation engagée en faveur de la justice de genre et un employeur garantissant l’égalité des chances. Nous encourageons toutes les personnes à postuler et ne pratiquons aucune discrimination.

Nous prenons des mesures pour prévenir toute forme de discrimination à l’encontre des candidat·e·s ou des employé·e·s fondée sur la race, la couleur, le genre, l’origine nationale, l’âge, la religion, les convictions, le handicap, le statut d’ancien·ne combattant·e, l’orientation sexuelle, l’identité de genre ou l’expression de genre.

1. Recrutement sécurisé

Oxfam s’engage également à prévenir tout type de comportement inapproprié sur le lieu de travail, notamment le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus, les manquements à l’intégrité ainsi que les fautes financières. Nous œuvrons pour la protection et le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de l’ensemble de son personnel et de ses bénévoles qu’ils partagent cet engagement et qu’ils s’y conforment à travers le respect de notre code de conduite.

Nous accordons une importance primordiale au fait de recruter uniquement des personnes qui partagent et démontrent nos valeurs. Toute offre d’engagement sera conditionnée à la fourniture de références

satisfaisantes ainsi qu’à la réalisation de vérifications appropriées, pouvant inclure des contrôles des antécédents judiciaires et des contrôles liés au financement du terrorisme.

1. Soumission des candidatures

Merci de soumettre un CV, une lettre de motivation ainsi qu’une courte offre technique et financière, incluant votre taux mensuel, votre date de disponibilité la plus proche et trois références, à Aminata Francisca Gaye à l’adresse suivante : [email protected], au plus tard le 8 mai 2026.

Deadline May 9, 2025

Oxfam America is a Gender Just organization and an equal opportunity employer. We welcome all qualified applicants and do not discriminate on the basis of race, color, gender, national origin, age, religion, creed, disability, veteran status, sexual orientation, gender identity, or gender expression. We provide reasonable accommodations to applicants with disabilities upon request.

Safeguarding & Conduct
Oxfam America is committed to providing a safe, respectful, and inclusive workplace for all. We have zero tolerance for any form of sexual exploitation, abuse, harassment, discrimination, or misconduct. All offers of employment are contingent upon satisfactory references and appropriate pre‑employment checks in line with Oxfam America’s Safeguarding Policy. As a participant in the Inter‑Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), we may request information from previous employers regarding findings or investigations related to SEAH‑related misconduct.

Recruitment Fraud Warning
Oxfam America never requests payment, bank information, or personal financial details from candidates at any stage of the recruitment process.

E‑Verify
We are an E‑Verify employer.

For more information:

• E-Verify Participation Poster: English / Spanish
• E-Verify Right to Work Poster: English | Spanish