L’Agence internationale de l’énergie (AIE) est une organisation intergouvernementale qui œuvre en faveur de la sécurité des approvisionnements énergétiques, de la croissance économique et de la durabilité environnementale en promouvant la coopération dans le domaine des politiques énergétiques. L’AIE fonctionne en tant qu’organe autonome au sein de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE). L’OCDE et l’AIE recherchent l’une et l’autre des occasions de collaborer avec un nombre croissant de non-Membres qui jouent un rôle de plus en plus important dans l’économie mondiale. L’AIE entend favoriser la contribution du secteur de l’énergie au développement économique et à la durabilité environnementale dans le monde entier.

Le siège de l’AIE, installé à Paris, occupe environ 7 200 m² d’espaces de bureaux, dont quelques infrastructures de conférence. L’Unité des conférences, du bâtiment et de la sécurité (CBS) est chargée de la gestion de ces locaux et infrastructures de conférence, et veille sur la sécurité, la santé et la sûreté des personnes qui s’y trouvent. C’est à elle qu’il incombe de s’occuper de la relation contractuelle avec le bailleur et d’assurer une gestion opérationnelle efficace et efficiente des installations par l’intermédiaire de différents sous-traitants (ménage, sécurité, moyens audiovisuels, maintenance, travaux divers, déménagements, p. ex.), ainsi que de pourvoir à la distribution du courrier et à la coordination des besoins logistiques du Bureau du directeur exécutif. Chaque année, l’Agence organise 400 rencontres, sous divers formats (en présence, hybride ou en ligne), et accueille quelque 8 000 délégués.

CBS est à la recherche d’un(e) assistant(e) de projet – maintenance multitechnique pour fournir un appui technique et administratif dans le cadre des services de gestion des installations de l’AIE. Le/la candidat(e) retenu(e) travaillera en lien étroit avec le Coordonnateur de la gestion des installations et rendra compte directement au Chef d’unité. Il/elle entretiendra également une étroite collaboration avec le reste de l’unité, ainsi qu’avec l’Unité des systèmes informatiques (ISU).

Il est à noter que le/la candidat(e) retenu(e) sera appelé(e) à travailler en dehors des horaires de travail habituels, en fonction des besoins, en récupérant les heures travaillées sous forme de temps de repos, à la discrétion de CBS.

Responsabilités principales

Gestion du bâtiment et des installations

• Superviser les sous-traitants techniques, en leur donnant des instructions claires et en veillant à l’observation méticuleuse de leurs obligations contractuelles, ainsi qu’au respect de normes élevées de santé et de sûreté. Signaler et consigner les manquements constatés dans la prestation de services.
• Planifier et coordonner les interventions de réparation et les travaux légers, les interventions de maintenance régulière et préventive, notamment les visites de contrôle obligatoires ou recommandées, et les interventions d’entretien des bureaux à la charge du bailleur.
• Assurer le contrôle qualité des interventions de maintenance préventive et corrective à l’aide de systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO), rédiger des rapports d’activité et contrôler les indicateurs de performance opérationnelle.
• Faire le nécessaire pour anticiper les défauts techniques et veiller à la continuité de fonctionnement des infrastructures techniques critiques.
• Procéder à des inspections régulières et signaler les réparations à effectuer aux parties prenantes intéressées. Donner en temps opportun une suite appropriée aux demandes que les membres du personnel adressent au service d’assistance de CBS, en informant ses supérieurs et les auteurs de ces demandes des progrès accomplis.
• Participer à la création de simulations graphiques de l’agencement des espaces de bureaux.
• Prendre part à l’exécution des projets de transfert de bureaux.
• Intervenir en renfort d’autres membres de l’unité, si nécessaire, y compris le technicien en audiovisuel et téléconférences.

Santé et sécurité

• Procéder, avec les sous-traitants, aux évaluations courantes des risques pour la santé et la sécurité et soumettre ces évaluations, pour approbation, en se conformant aux instructions de l’OCDE et en utilisant les formules prévues à cet effet. Inspecter les travaux en cours et signaler tout problème lié au non-respect des consignes de sécurité.
• Veiller à mieux informer les hauts responsables des éventuels problèmes ayant une incidence sur la sûreté et sur l’environnement de travail du personnel, des délégués et des visiteurs.

Appui administratif

• Prendre part à toutes les étapes des procédures d’achat intéressant les bâtiments, préparer et traiter les contrats et les paiements des prestataires à l’aide des outils internes de l’OCDE et tenir à jour l’inventaire des actifs.
• Prêter son concours à la préparation d’éléments de contenu destinés au site SharePoint, en veillant à ce que les informations soient mises à jour de manière régulière.
• Adopter une démarche propice à l’apprentissage permanent face à l’évolution des systèmes et procédures internes et des outils informatiques utilisés au sein de CBS.

Profil du/de la candidat(e) idéal(e)

Formation

• Diplôme de l’enseignement technique de niveau post-secondaire (équivalent à un BTS français) en gestion d’installations ou de bâtiments, électricité, électronique, audiovisuel, informatique ou dans un domaine connexe.

Expérience professionnelle

• Au moins trois années d’expérience des activités touchant à la gestion d’installations ou de bâtiments, dont la supervision de sous-traitants, et un minimum d’expérience de la passation de marchés (appels d’offres publics ou privés).
• Bonne connaissance des codes et de la réglementation applicables aux bâtiments en France, ainsi que des normes de santé et de sécurité.
• Une expérience des systèmes de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) constituerait un avantage.
• Une expérience des logiciels de contrôle d’accès constituerait un avantage.
• Une expérience des systèmes audiovisuels et des systèmes de téléconférence constituerait un avantage.
• Une expérience acquise dans un environnement multiculturel constituerait un avantage.

Outils

• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et aptitude à maîtriser rapidement la gamme de logiciels couramment utilisés dans l’Organisation.
• Une bonne connaissance du logiciel AutoCAD serait un avantage.

Langues

• Maîtrise courante d’une des deux langues officielles de l’OCDE (français et anglais), et connaissance de l’autre langue, que le/la candidat(e) retenu(e) s’engage à porter à un niveau opérationnel.

Date de clôture

Les fonctions décrites ci-dessus seront pourvues dès que possible, et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 14 mai 2024 à minuit (heure de Paris).

Durée du contrat

• Durée déterminée de 12 mois, avec possibilité de renouvellement.
• Date d’engagement souhaitée : asap.

Rémunération

• Pour les membres du personnel temporaire, le salaire de départ s’élève à 2 780 EUR par mois.

Dans le cadre de sa politique d’égalité des chances, l’OCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifiées ressortissantes d’un de ses pays Membres, indépendamment de leur origine ethnique ou raciale, de leurs opinions ou croyances, de leur genre, de leur orientation sexuelle, de leur état de santé ou de leur handicap éventuel.

L’OCDE promeut en son sein une optimisation de l’emploi de ses ressources, dans le but d’améliorer son efficience et son efficacité, et les membres de son personnel sont encouragés à y contribuer activement.