De organisatie is een vereniging gericht op duurzame & betrouwbare energievoorzieningen en alhoewel de organisatie niet al te groot is, is hun impact wel van groot belang in het land. Er wordt in deze organisatie nauw samengewerkt met overheidsinstellingen en met de leden van de vereniging. Het kantoor is gevestigd in Den Haag en kenmerkt zich door een heel prettige en informele sfeer op de werkvloer en fijne onderlinge samenwerking.

Functie
In deze veelzijdige en zelfstandige rol werk je in het hart van de organisatie en richt je je primair op het soepel en correcte verloop van werkprocessen binnen de organisatie. Hierbij ligt de focus op het proactief beheren van- & het toezien op  naleving van de standaard werkprocessen en het verdelen van werk op basis van analyses van het tijdschrijven, de beschikbaarheid en de vereiste competenties. Naast de ondersteuning van de Algemeen Directeur en de Voorzitter zorgt de Office Manager/ Office Coördinator er ook voor dat alle ondersteunende activiteiten, voorzieningen & processen die ervoor zorgen dat de teamleden hun werk goed kunnen doen, goed geregeld zijn.

De functie kan zowel parttime alsook fulltime (& hybride) worden uitgevoerd en een goed salaris met een meer dan prima pakket aan arbeidsvoorwaarden behoort bij de functie.

Voorkomende werkzaamheden zijn o.a. ;

• Inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van de programma’s om zodoende het team te ondersteunen bij de uitvoering van projecten en/of programma's;
• Secretariële werkzaamheden voor de voorzitter en voor de directeur (o.a. agendabeheer en het verzorgen van vergaderingen en afspraken);.
• Ondersteuning o.g.v. planning, kwaliteitsmanagement, bijhouden en bewaken van  projecten en programma’s;
• Het (mede) signaleren van (potentiële) obstakels en vraagstukken en daarvoor oplossingen aandragen;
• Beheer van urenadministratie & maken van rapportages en analyses;
• Beheer van standaard werkprocessen en uitvoering daarvan;
• Toegangsbeheer (incl. autorisatie en authenticatie), databeheer en functioneel beheer van het Verenigingsportaal en de Teams Sharepoint omgeving;
• Procesmatig voorbereiden van bestuursvergaderingen (incl. bewaken van actie- en besluitenlijst);
• Facilitair beheer kantoorruimte, aanspreekpunt schoonmaakbedrijf;
• Contactpersoon verhuurder & beheerder van het pand;
• Contactpersoon externe ICT dienstverlener;
• Beheer van de ICT apparatuur, telefoons en overige zaken t.b.v. thuiswerken;
• AVG beheerder
• Vaardig afhandelen van binnenkomende telefoongesprekken, post en e-mails;
• Plannen van diverse voorkomende overleggen & vergaderingen.

• Minimaal HBO werk- & denk niveau;
• Enkele jaren ervaring in een soortgelijke werkzaamheden;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse- & Engelse taal in woord & geschrift;
• Goed gevoel voor verhoudingen;
• Pro-actief, hands-on en oplossingsgericht;
• Handig in het werken met verschillende IT systemen & programma’s (o.a. Apple).

Wat wordt geboden?

Naast een uitdagende functie in een veranderende omgeving gericht op duurzaamheid wordt een marktconform salaris geboden met een meer dan prima pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden met hierin o.a. een persoonlijk budget, een bonus, een NS Business Card (1ste klas), thuiswerkvergoeding etc.

Interesse? 

Graag ontvangen wij je volledige CV per email via de "apply" button. Voor nadere informatie kun je ook bellen met Noblesse Recruitment; Monique Nobel tel. +31 (0) 6-41 576 904.