Office Manager / Personal Assistant

  • Amsterdam, Netherlands
  • Voltijds

Beschrijving van het bedrijf

Onze opdrachtgever is een exclusieve financiële instelling, een wat kleinere maar zeer gespecialiseerde organisatie met een hoog werkniveau en een gezonde ambitie. Het kleine hechte team maken dat de communicatielijnen kort zijn. De organisatie is gevestigd in een prachtig pand in hartje Amsterdam (Zuid) op loopafstand van Openbaar Vervoer.

Functieomschrijving

Je hebt in deze rol verschillende petten op wat de functie heel afwisselend maakt. Als echte “ spin in het web” ben je zowel betrokken bij de inhoud als ook het eerste aanspreekpunt van de organisatie tot en met het coördineren van reizen, agendabeheer en het aansturen van facilitaire dienstverleners. Je hebt aan een half woord genoeg en voelt je comfortabel bij  afwisselende en uiteenlopende taken. Je weet goed prioriteiten te stellen en hoofd- van bijzaken te onderscheiden. Ontzorgen en ondersteunen gaat je op natuurlijke wijze goed af waardoor alle facetten van de dagelijkse bedrijfsvoering op rolletjes lopen. Een pro-actieve instelling en organisatietalent is hierbij van belang.

Voorkomende werkzaamheden zijn onder andere:

  • Agendabeheer & organiseren van zakelijke reizen;
  • Eerste aanspreekpunt voor bezoekers, telefoon en correspondentie;
  • Verzorgen & coördineren van evenementen;
  • Administratieve werkzaamheden  zoals contract-, debiteuren en crediteuren beheer (in overleg met de accountant);
  • Coördineren en aansturen van facilitaire dienstverleners;
  • Ondersteuning bij interne audits;
  • Uitvoering van periodieke systeemchecks ter controle van transactie uitvoering;
  • Bij- & up-to-date houden van informatie op de website, de nieuwsbrief en overige marketing gerelateerde aspecten.

Functie-eisen

  • HBO werk & denk niveau met affiniteit voor financiële dienstverlening;
  • Secuur, oplettend en met probleemoplossend vermogen;
  • Empathisch, sociaalvaardig en een goed gevoel voor verhoudingen;
  • Stressbestendig en je durft buiten de gebaande paden te denken;
  • Leergierig en je maakt je nieuwe materie snel eigen;
  • Representatief en plezierig in omgang;
  • Flexibele & positieve instelling;
  • Communicatief  zeer vaardig (Nederlands & Engels is een must!);
  • Goede beheersing van MS Office en niet bang om met nieuwe systemen/programma’s te gaan werken.

 

Aanvullende informatie

Wat wordt geboden

Een leuke afwisselende baan in een dynamische omgeving waar de lijnen kort zijn met voldoende ruimte voor verder persoonlijke groei en ontwikkeling. Daarnaast bieden zij een marktconform salaris met dito secundaire arbeidsvoorwaarden. De functie is bij voorkeur fulltime maar parttime- en deels thuiswerken is zeker bespreekbaar!