Департамент документационного обеспечения

1) осуществляет регистрацию, учет, выдачу и хранение решений руководства Университета по основной деятельности, контролирует исполнение поручений, данных в решениях;

2) ведет перечень решений руководства Университета по основной деятельности;

3) ведет учет решений руководства Университета по основной деятельности, утративших свою силу;

4) осуществляет контроль над исполнением решений руководства Университета по основной деятельности и готовит анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по решениям руководства по основной деятельности, информирует ответственных исполнителей и руководителей структурных подразделений о сроках исполнения, готовит информацию руководству Университета об исполнительской дисциплине;

5) ведет табель типовых форм решений Университета, осуществляет мониторинг и контролирует актуальность типовых форм решений Университета, организовывает работу по актуализации старых и разрабатывает новые типовые формы решений для Школ Университета;

6) оказывает методическую помощь структурным подразделениям и организациям Университета по ведению делопроизводства и организации документооборота;

7) консультирует работников Университета по работе в системе электронного документооборота, осуществляет связь с администраторами и разработчиками СЭД по вопросам, входящим в его компетенцию;

8) готовит документы по курируемым вопросам, входящим в компетенцию Подразделения;

9) принимает участие в формировании бюджетной заявки Подразделения на соответствующий финансовый год в соответствии со статьями бюджета Университета;

10) принимает участие в процессах идентификации, оценки, управления, мониторинга рисков в рамках курируемого направления.

Требования к образованию:

1) Высшее образование (предпочтительно в сфере документоведения и архивоведения, филологии и лингвистики или аналогичных областях);

2) степень бакалавра / специалиста;

3) наличие степени магистра и профессиональных сертификатов приветствуется.

Требования к опыту работы:

Минимум три года либо минимум один год со степенью магистра в соответствующей области.

Знания, необходимые для выполнения обязанностей:

1) знание работы с электронным документооборотом;

2) знание программных продуктов Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio), Fine Reader, Adobe Acrobat;

3) знание Конституции Республики Казахстан, Закона Республики Казахстан «О статусе «Назарбаев Университет», «Назарбаев интеллектуальные школы», «Назарбаев фонд», законодательных и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан в области документооборота и делопроизводства.

Профессиональные навыки и компетенции:

1) навыки управления изменениями и проектами;

2) навыки подготовки и проведения презентаций;

3) аналитические навыки (использует информацию из нескольких источников, чтобы информировать непосредственного руководителя о тенденциях и рекомендовать изменение политики или правил);

4) умение составлять прогноз на базе имеющихся данных;

5) навыки подготовки докладов, аналитических записок;

6) организационные навыки;

7) навыки решения проблем (рутинные проблемы);

8) компетенции в разработке внутренних политик и правил (разъясняет политики и правила и дает рекомендации по их улучшению).

Требования к знаниям языков:

Свободное владение казахским, русским и английским языками.

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values.

Recruitment and selection process
Recruitment and selection at Nazarbayev University include the following process: preliminary selection based on experience and qualifications, assessments (e.g. technical skills/capabilities, aptitude, personality, work samples, in-basket exercises, and informal interviews), and motivation.

Formal interviews form the final stage of the selection process.
They are typically based on organizational values and behaviors and conducted in English.
You are encouraged to share your views and values  to identify how they fit into  Nazarbayev University core values