Réceptionniste / Receptionist

  • Montreal, Canada
  • Full-time

Company Description

Avec des studios aux quatre coins du globe, MPC est un des leaders mondiaux de l’industrie des effets spéciaux (VFX). Nous créons des images des exceptionnelles et primées par l’industrie du cinéma.Nous sommes toujours à la recherche d’artistes talentueux et qui désirent contribuer aux projets les plus excitants de l’industrie.

Nos équipes de Montréal et de l'ensemble de notre réseau mondial de studios créent des images aussi spectaculaires que stimulantes techniquement, tout en maintenant les plus hauts standards de qualité. Nous recherchons des candidats qui désirent participer au succès de nos projets les plus ambitieux.
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With offices all over the globe, MPC is one of the world's leading visual effects studios, creating high-end VFX for the advertising and feature film industries. We are constantly looking for the best talent in the world, enthusiastic people that come to work every day with the desire to be a part of some of the best work in the industry.

Our teams in Montreal, and throughout our global network of studios, produce creative, visually stunning and technically challenging VFX and digital projects of the highest quality, and we are looking for candidates with a desire to be involved in the success of these projects.

Job Description

En lien direct avec notre Gestionnaire de Bureau, notre réceptionniste est chargé d’accueillir nos visiteurs, de les rediriger auprès de la bonne personne ou service tout en gérant le système téléphonique et la sécurité à MPC pendant les heures d’ouverture du studio.

Principales responsabilités:

Accueil

  • Gérer, répondre et transférer les appels en utilisant le standard téléphonique.
  • Enregistrer les informations nécessaires et les transférer à la personne approprié.
  • Tâches administratives: tri, archivage, etc.
  • Recevoir, envoyer et distribuer le courier.
  • Réaliser d’autres tâches administratives au besoin.
  • Service à la clientèle si nécessaire.
  • Gérer les réservations des salles de reunion.
  • Traiter les commandes occasionnellement.
  • Accueillir les visiteurs et les employés 
  • Répondre au téléphone et courriel de manière amicale, efficace et positive, avec une intention de “c’est possible”. Transmettre les messages.
  • Assurer un accueil reflétant les plus hauts standards de service à la clientèle et présentation en tout temps.
  • Réserver les voitures privées ou taxi à la demande et en accord avec les pratiques existantes.
  • Enregistrer l’envoie et le réception des livraisons si nécessaire.
  • Gérer l’inventaire des fournitures de bureau et passer les commandes hebdomadaires.
  • Saisie de données/rapports hebdomadaires.
  • Assurer la liaison avec les coursiers.

Sécurité

  • Assurer la sécurité du studio pendant les horaires de travail, incluant la vérification des passes d’entrée et la gestion du registre du personnel / visiteurs
  • Reporter immédiatement toutes activités suspectes et/ou brèches dans la sécurité du studio en applicant les procédures et l’entraînement prodigué

Compétences et Expérience:

Compétences techniques:

  • Microsoft Office: Outlook Calendar, Excel, Word

Expérience

  • Entre 3 à 5 ans d’expérience en tant que réceptionniste dans un environnement dynamique.
  • Experience antérieur en service de premier rang avec la clientèle

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Reporting directly to the Office Manager, the Receptionist is responsible for greeting people and directing them to their contacts or the service area, as well as operating the telephone system and maintaining the building security at MPC premises during regular business hours.

Reception Duties:

  • Manage telephone systems answering and forwarding calls on busy switchboard
  • Record necessary information and relay to appropriate personnel
  • Perform clerical duties, such as filing and sorting
  • Receive/Send/Distribute mail
  • Perform general administrative duties as required
  • Client services when required
  • Periodically handle boardroom bookings
  • Handle PO requests when needed
  • Greet incoming visitors and employees   
  • Answer telephone and email inquiries in a friendly, efficient and “can do” manner, relaying messages via as appropriate
  • Ensure reception environment reflects the highest standards in client care and presentation at all times
  • Arrange private car or taxi transportation as requested and in accordance with prevailing policy
  • Maintain records of incoming and outgoing deliveries as required
  • Checking on office supply inventory & placing weekly orders
  • Data entry/weekly reports
  • Liaise with couriers

Security Responsibilities:

  • Ensuring security of building is maintained during main business hours, including checking for entry passes and managing staff / visitor signing books
  • Immediately reporting any suspicious activity and/or breach in buildings security via prevailing procedures and training given

Qualifications

Expérience

  • Entre 3 à 5 ans d’expérience en tant que réceptionniste dans un environnement dynamique.
  • Experience antérieur en service de premier rang avec la clientèle

Qualités

  • Capable de travail de façon autonome
  • Excellente maîtrise de l’anglais et du français, avec une approche à la fois confiante et amicale
  • Excellentes aptitudes en service à la clientèle
  • Organisé et ponctuel
  • Allure professionnelle

Exigences spécifiques:

  • Fiabilité
  • Capable de travailler sous pression et avec une supervision limité tout en démontrant de l’initiative
  • Pro-actif, méticuleux, et multi-tâches
  • Patience, discipline et ponctualité

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Technical Knowledge/Skills:

  • Computer literacy – Microsoft Office (Outlook Calendar, Excel, Word)

Experience:

  • 3-5 years’ experience as a receptionist in a fast paced environment
  • Previous experience in front-line customer service

Attributes:

  • Ability to work independently
  • Excellent communication skills in French and English with confidence and friendly approach
  • Excellent customer service skills
  • Excellent organizational skills and punctuality
  • Professional appearance

Special Requirements:

  • Reliable
  • Able to work under pressure and autonomously with limited supervision and demonstrate initiative
  • Proactive, meticulous and ability to multitask
  • Demonstrate punctuality, discipline and patience
  • Positive attitude and team spirit

Additional Information

Toutes vos informations demeureront confidentielles, conformément avec la réglementation sur l'équité en matière d’emploi.

Le masculin est utilisé afin d'alléger le texte.
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All your information will be kept confidential according to EEO guidelines.