Coordonnateur·trice administratif·tive

  • Temps plein

Description de l'entreprise

Chef de file canadien en architecture et en design, Lemay a connu une croissance spectaculaire et une transformation passionnante au cours des dernières années.

Chez Lemay, nous croyons en la valeur unique du design pour créer des espaces ouverts et significatifs pour se développer. Nous nous engageons à aborder chaque défi de conception avec curiosité, invention et un esprit généreux pour découvrir les possibilités inattendues. Nous sommes une équipe transdisciplinaire composée d’artisan·nes du changement qui créent des espaces respectueux de la planète pour les utilisateur·trices et les communautés.

Nous sommes fiers de la diversité de notre équipe en matière d’ethnicité, de culture, de religion, de statut autochtone, d’orientation sexuelle, de limitation physique, d’identité de genre et d’âge. Nous nous engageons à fournir un environnement de travail équitable, diversifié et inclusif pour tous les membres de notre équipe, afin que chacun·e se sente respecté·e et valorisé·e.

Notre objectif principal : concevoir des espaces généreux qui ont un impact significatif.

Ce que nous offrons

Lemay considère que le développement et le bien-être de ses employé·es sont des priorités. Nous offrons donc les avantages suivants :

  • Une rémunération concurrentielle ;
  • Un programme d’assurance collective flexible (assurance maladie et dentaire) ;
  • 1 008 $ à placer selon vos besoins (comptes de gestion de la santé et du bien-être, REER/RPDB) ;
  • Paiement des frais d’adhésion à votre association professionnelle ;
  • Un minimum de 3 semaines de vacances ;
  • Fermeture du bureau entre Noël et le Nouvel An ;
  • Politique de travail hybride et à distance en tout temps ;
  • Horaire d’été et horaire flexible toute l’année ;
  • Activités sociales tout au long de l’année ;
  • Offre de formation interne disponible à tous les employé·es (Académie Lemay);
  • Parcours d’intégration jumelé avec un·e employé·e de Lemay ;
  • Plateforme d’entraînement en ligne et gym dans certains bureaux ;
  • Plateforme de télémédecine;
  • Jusqu’à 70 % de rabais sur le titre mensuel de transport collectif.

Description du poste

Le·la coordonnateur·trice administratif·ve assure un rôle essentiel en combinant des responsabilités de réception, de soutien administratif et de coordination. Il·Elle accueille et oriente les visiteurs, gère les communications et veille au bon fonctionnement du bureau. En collaboration avec la direction et les chargés de projets, il·elle coordonne la gestion documentaire, le suivi des contrats et l’organisation des réunions et événements. Il·Elle apporte également un soutien à la gestion immobilière et supervise l’approvisionnement en fournitures ainsi que l’entretien des espaces communs. Polyvalent·e et organisé·e, il·elle contribue à optimiser l’efficacité des opérations internes.

Ce que vous accomplirez avec nous

Réception

  • Répondre aux appels, prendre les messages, accueillir et orienter les visiteurs, tenir le registre à jour.
  • Appliquer les procédures de sécurité et contrôler les entrées via la réception.
  • Traiter le courrier, gérer les prêts d’équipements, organiser les déplacements en taxi et effectuer la conciliation des coupons.
  • Communiquer et organiser les dîners-conférences, 5@7 et réunions, incluant les commandes traiteurs et la préparation des salles.
  • Collaborer avec le support informatique, gérer les fournitures de bureau, suivre les commandes et livraisons.
  • Superviser les services d’entretien ménager et veiller à la propreté des aires communes.

Gestion de l’immeuble

  • Assister le gestionnaire, coordonner les appels de service et assurer le suivi avec les sous-traitants et locataires.

Coordination administrative

  • Assister les directeurs et chargés de projets dans la mise en page, la rédaction et le contrôle qualité des documents (lettres, présentations, comptes-rendus, tableaux de suivi, etc.).
  • Rédiger et suivre les ententes contractuelles, assurer la coordination avec les sous-traitants et veiller à l’intégrité des données de planification.
  • Assurer la maintenance des données dans le CRM et contribuer à la production de rapports d’évolution des projets.
  • Autres responsabilités reliées au poste

Qualifications

  • Détenir un minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire et en lien avec le service à la clientèle;
  • Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office;
  • Rigueur, tact, diplomatie et habileté marquée pour communiquer et offrir un bon service à la clientèle;
  • Esprit de synthèse, sens de l’organisation, capacité à gérer plusieurs tâches de front;
  • Capacité d’écoute et de tolérance aux imprévus;
  • Autonomie, initiative et rigueur;
  • Très bonne connaissance du français oral et écrit.

Informations supplémentaires

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature a été retenue seront contactées.

Nos espaces de travail

Montréal, Québec, Toronto, option de télétravail

Pour plus d’informations sur Lemay

Découvrez quelques-uns de nos projets phares :

Lieu du poste

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