Officemanager fulltime

  • Karel Doormanstraat, Rotterdam, Netherlands
  • Employees can work remotely
  • Full-time

Company Description

International Film Festival Rotterdam (IFFR) is een van de grootste publieks- en industriegedreven filmfestivals ter wereld. Als initiator en promotor van onafhankelijke cinema toont en ondersteunt IFFR opkomend en gevestigd talent over de hele wereld. Het jaarlijkse festival toont een line-up van zorgvuldig geselecteerde speel- en documentairefilms, korte films en mediakunst. In 2020 waren er 340.000 bezoeken en ruim 2700 aanwezige filmprofessionals. De 50ste editie vindt plaats in two parts: van 1 t/m 7 februari en van 2 t/m 6 juni 2021, met meerdere events tussendoor. 

Job Description

Ben jij een rasechte spin in het web? Vindt jij het te gek om een kantoor te runnen van ‘A tot en met Z’ en heb jij een dienstverlenend karakter? Dan is dit de job voor jou! 

Wij zoeken een office manager die het dagelijkse reilen en zeilen op het internationaal georiënteerde kantoor voor zijn/haar rekening neemt. Je bent verantwoordelijk voor de eerstelijns communicatie met gasten, collega’s en leveranciers. In drukke periodes (rondom het festival bijvoorbeeld) word jij hierbij ondersteund door medewerkers. Verder zorg je ervoor dat het kantoor spik en span is en dat alle medewerkers hun werk goed kunnen doen. Je bent de ‘go to’ persoon voor praktische en facilitaire zaken. 

We verlangen ook van je dat je het (Engelstalige) directieteam ondersteunt in praktische en secretariële zin. Dat betekent dat je hun vergaderingen met de Raad van Toezicht voorbereid, notuleert en bewaakt gemaakte afspraken bewaakt. Je beheert hun agenda, bent in staat hun prioriteiten te bewaken en beheert de mailbox zelfstandig (indien nodig). 

Een selectie van werkzaamheden

  • Je ontvangt bezoekers met een positieve instelling en staat bellers hulpvaardig te woord;
  • Je zorgt ervoor dat het kantoor er netjes en verzorgd uitziet;
  • Je draagt zorg voor onze administratieve taken, zoals contractbeheer en het relatiebeheersysteem;
  • Je helpt mee met het organiseren van teamactiviteiten;
  • Je denkt ook mee over  het opzetten, invoeren, beheren en verbeteren van interne processen;
  • Bestellen van office benodigdheden zoals (inpak)papier, koffie- en thee en alle overige spullen die we nodig hebben op kantoor;
  • Behandelen van zakelijke correspondentie, denk ook aan het opstellen en versturen van externe mailings en contracten;
  • Je beheert de algemene mailboxen;
  • Je beantwoordt vragen die binnenkomen zelfstandig of verwijst door naar de desbetreffende collega of team. 

Qualifications

Wat heb jij in je? 

Een doortastende collega die stevig in zijn/haar schoenen staat en weet prioriteiten te stellen. Je kan schakelen tussen operationele taken en tactische keuzes maken. Kan jij dit? Dan past deze functie heel goed bij je. Je hebt zo’n centrale positie in de organisatie dat het belangrijk is dat je toegankelijk bent maar wel zelf in staat bent keuzes te maken. We zoeken een vriendelijk karakter, maar je bent wel assertief. 

De ideale officemanager heeft: 

  • een MBO+/HBO werk en denkniveau;
  • is behendig in de Engelse taal in woord en schrift; 
  • bij voorkeur een administratieve- of secretariële opleiding gevolgd;
  • een stressbestendig karakter, is gastvrij, denkt in oplossingen en is resultaatgericht; 
  • is woonachtig in (de regio) Rotterdam.

Additional Information

Wat bieden wij? 

Wij bieden een dynamische werkplek met veel leermogelijkheden. Het team van IFFR is een ambitieus team dat de lat hoog legt maar ook een feestje kan bouwen. We zijn resultaatgericht, bevlogen en loyaal naar elkaar. De voertaal in de organisatie is Engels. We bieden een contract voor bepaalde tijd (van een jaar) voor een fulltime werkweek van 38 uur. We hebben aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals 25 vakantiedagen en 3 extra ‘compensatiedagen’, een vakantietoeslag van 8%, een pensioenregeling bij Nationale Nederlanden, diverse (online) borrels en een wekelijkse work-out. De salarisindicatie ligt tussen de 2300 en 2800 euro per maand. 

De procedure 

Wij ontvangen graag jouw motivatie en cv voor 18 januari 2021. Alleen volledige sollicitaties nemen we in behandeling. We gaan na deze datum een selectie maken van kandidaten waarmee we een (digitale) kennismaking willen doen

Wil jij onderdeel worden van het IFFR team? Kom dan met ons in contact via onderstaande button. 

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.