Job ASSIGNMENT:

1. Responsible for a highly effective and cost-efficient office administration that supports co-workers in their daily needs such office cleaning and maintenance, canteen, car fleet management etc. 
2. Is responsible for optimal and cost efficient services 
3. Secure that administrative routines are simple, communicated and monitore
4. Contribute in cost follow ups, budget and forecasts connected to office administration 
5. Secure safety and security matters connected to the office 
6. Support the co-workers to understand and apply office routines 
7. When relevant, support with assignment connected to local business needs: support with notary, expatriation and administration support for Transferred Employees, translation services, etc. 
8. At any time, act as an ambassador of IKEA values

JOB-SPECIFIC 

KNOWLEDGE:

1. Good knowledge of IKEA Financial Manual 
2. Deep knowledge of administration related legislations 
3. Very good understanding of IKEA Code of Conduct 
4. Understanding of accounting and budgeting routine
5. Good understanding of IKEA Safety & Security requirements and routines Good Negotiation skills

CAPABILITIES:

1. Ability to priorities and perform multiple tasks on an operational level with great attention to details 
2. Ability to ensure conformity with routines, compliance and legal requirements 
3. Ability to work in a structured and organized way 
4. Capability to communicate in a clear way and build relationships with external bodies (vendors, local authorities, etc) 
5. Capability to understand and support needs of internal customers 
6. Capability to handle sensitive information with high integrity