Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Rattaché au Département de médecine, le Service de pneumologie prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques non chirurgicaux, les patients et patientes adultes souffrant de maladies respiratoires aiguës ou chroniques.

Vous participez à la gestion du secrétariat et vous préparez les dossiers patients avant le rendez-vous médical. Après les consultations, vous assurez le suivi administratif du patient ou de la patiente (programmation d’examens complémentaires, lien avec le patient ou la patiente, programmation de nouvelles consultations, frappe de documents).

Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez la patientèle se présentant dans le Service de pneumologie et vous gérez les appels téléphoniques que vous recevez.

Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme la planification des consultations, le suivi des dossiers patients, la gestion du courrier et de la messagerie électronique, le règlement des factures, le traitement des demandes de remboursement, la gestion du site internet, l’élaboration et la tenue des statistiques de l’unité et les droits d’accès des collaborateurs et collaboratrices, l’agenda de médecins.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme les commandes de matériel, les notes d’honoraires et l’archivage.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires et assurez une continuité de service lors des absences.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie d'1-2 ans dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (certificat ECDL advanced pour Word et standard pour Excel sont requis) et la connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe, Vision RH, Eprocess et Requête Labo) est un réel atout.

Possédant un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler avec plusieurs secrétaires.

Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

• Entrée en fonction : dès que possible 
• Nombre de postes : 2
• Taux d’activité : 80% 
• Classe de fonction : 11 (10 si non titulaire du certificat ECDL) 
• Contrat : CDI
• Délai de candidature : 20.09.2024
• Demande de renseignements :
  Mme Amélie RIVOIRA , cheffe de secrétariat, [email protected]
  Pre. Anne BERGERON, médecin cheffe de service, [email protected] 

Une candidature est pressentie pour ce poste. 

Des candidatures sont pressenties pour ces postes.

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.