Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Rattaché à la Direction générale, le secteur des instances dirigeantes des HUG gère le processus administratif d'élaboration des décisions que prennent les instances dirigeantes des HUG : Conseil d'administration (CA), Bureau du conseil d'administration (BCA) et Comité de direction (CD). Il transmet ces décisions aux autorités politiques, aux structures HUG et aux collaboratrices et collaborateurs directement concernés. Il coordonne avec le secteur du référentiel documentaire la création et la publication des documents institutionnels officiels qui résultent des décisions des instances. 

Au sein de la Direction générale, en rattachement direct à la Responsable du secrétariat de la Direction générale, vous contribuez à la bonne marche administrative de l’institution en coordination avec les instances dirigeantes des Hôpitaux Universitaires de Genève, les membres de la Direction générale et l’ensemble des partenaires internes et externes. 

Plus spécifiquement, vous assurez de manière autonome le secrétariat de la Présidence du Conseil d’administration. A ce titre, vous veillez à la bonne organisation des séances du Conseil d’administration en accord avec le Président, vous préparez les différentes analyses et documentations permettant au Président du Conseil d’administration d’intervenir lors des séances, vous gérez son agenda, rédigez les courriers, coordonnez l’organisation de ses déplacements et visites. Vous veillez au bon déroulement des séances du Conseil d’administration, en préparant les convocations, en assurant l’organisation des séances, en rédigeant les procès-verbaux et en suivant des décisions prises. Sensible aux enjeux des sujets traités, vous êtes à même d’anticiper les demandes et d’y apporter des réponses rapides et appropriées. 

Vous préparez et suivez également sur le plan administratif les dossiers relevant des instances dirigeantes des HUG que sont le Comité de direction, le Bureau du conseil d’administration et le Conseil d’administration. Vous proposez une planification annuelle des séances et des dossiers présentés pour décision. Vous préparez les ordres du jour et rédigez les procès-verbaux. Vous coordonnez la circulation optimale de l’information et des décisions entre les différentes instances, la Direction générale ainsi que les départements et directions de l’institution. 

Afin d’optimiser la circulation des dossiers de projets de décision soumis aux instances, vous systématisez la présentation de ces dossiers, tant dans leur forme que leur contenu, et vous accompagnez vos partenaires dans l'utilisation du logiciel de suivi des séances leur permettant de soumettre les informations essentielles à l’étude des dossiers par les instances dirigeantes. 

Vous collaborez également à la réalisation de tableaux de bord permettant de suivre l’avancement des dossiers en cours ou à soumettre ainsi que des situations en attente. Vous veillez à l’enregistrement et archivage des décisions prises par les instances ainsi que la documentation afférente en étroite collaboration avec les personnes en charge du référentiel documentaire. 

De plus, vous gérez les élections des organes de représentation des HUG et notamment le processus d’élection des représentants et représentantes du personnel ainsi que celui des membres du Conseil d’administration en collaboration avec la responsable du secrétariat de la Direction générale, le Service juridique et la Chancellerie d’Etat. 

Vous êtes au bénéfice d’un Bachelor en administration, sciences politiques ou un titre jugé équivalent et vous avez des connaissances juridiques.

Vous avez une expérience de 5 ans minimum dans une fonction d’assistanat de direction dans le domaine des administrations publiques ou d’une grande organisation complexe aux multiples parties prenantes. Au cours de votre expérience, vous avez développé une autonomie et une confidentialité dans le suivi des dossiers qui vous sont confiés ainsi qu’une agilité dans la rédaction de documents (procès-verbaux, correspondance). Vous faites preuve de synthèse et d’une grande capacité d’analyse. Vous avez également une facilité à développer une vision globale des enjeux vous permettant d’anticiper les demandes ainsi que les impacts de vos actions. 

De parfaite maîtrise de la langue française, vous faites preuve d’une rédaction irréprochable. La connaissance de l’anglais et/ou de l’allemand constitue un atout. 

Vous avez une très bonne maîtrise des outils bureautiques, tels que la suite Office et des outils collaboratifs. Le certificat ECDL certifiant un niveau avancé sur Word et Excel est exigé pour ce poste. 

Enfin, vous faites preuve d’une rapidité et d’une précision dans l’exécution de vos activités et êtes à l’aise dans un environnement nécessitant de multiples interactions quotidiennes. Vous êtes flexible et disponible pour anticiper les attentes et faire face aux imprévus inhérents à la fonction. Vous savez adapter votre communication aux personnes à qui vous vous adressez et avez un sens aiguisé de la confidentialité. 

• Entrée en fonction : dès que possible 
• Nombre de poste : 1 
• Taux d’activité : 100% 
• Classe de fonction : 17
• Contrat : CDI 
• Délai de candidature : 15.03.2024 
• Demande de renseignements : Mme A.-L. Claude, responsable du secrétariat de la Direction générale, tél. 022 372 31 61 

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail. 

Les HUG sont un employeur équitable sans discrimination. 

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.