Die Deutsche Internationale Schule Dubai ist eine Non-Propfit Schule Sie umfasst die Klassenstufen 1 bis 12. Angeschlossen ist ein deutscher Kindergarten mit integrierter Vorschule.

Bewerbungsprozess beginnt Mitte August 2024

Die Assistentin der Direktion unterstützt die Verwaltungsleitung und den General Manager in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Sie spielt eine Schlüsselrolle in der effizienten Gestaltung der Büroabläufe, der Kommunikation zwischen der Schulverwaltung und dem Vorstand.

Hauptaufgaben

• Administrative Unterstützung
  • Erledigung aller Sekretariatsaufgaben, inklusive Korrespondenz, Terminmanagement und Dokumentenpflege für die Verwaltungsleiterin und den General Manager.
  • Vorbereitung und Organisation von Meetings, inklusive der Zusammenstellung von Unterlagen und der Nachbereitung von Besprechungen.
  • Verwaltung der internen und externen Kommunikation, einschließlich E-Mail-Verkehr und Telefonaten
  • Sorgfältige Überprüfung und Kontrolle von Abrechnungen und Verträgen auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
  • Kommunikation und Abstimmung mit internen und externen Partnern zur Klärung von Unstimmigkeiten oder zur Anforderung zusätzlicher Dokumentation.
  • Archivierung und Dokumentation aller geprüften Unterlagen in Übereinstimmung mit internen Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben.
• Allgemeine Büroverwaltung
  • Organisation und Überwachung der Ablagesysteme und Datenbanken zur Sicherstellung einer effizienten Dokumentenverwaltung.
  • Übernahme spezieller Projekte und Aufgaben nach Anweisung der Verwaltungsleiterin und des General Managers.
• Koordination mit anderen Abteilungen inkl. Vorstand
  • Koordination und Vorbereitung von Sitzungen, einschließlich der Erstellung von Tagesordnungen und Protokollen.
  • Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen den Abteilungen, der Schulverwaltung und dem Vorstand.
  • Unterstützung bei der Umsetzung von Beschlüssen in Koordination mit der Verwaltungsleitung und dem General Manager.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Sekretariats- oder Verwaltungsbereich.
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Prioritäten in einem dynamischen Arbeitsumfeld zu setzen.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und souveräner Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und Erfahrung mit Verwaltungssoftware.
• Teamfähigkeit, Flexibilität und hohe Einsatzbereitschaft.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Detailorientierung und hohe Genauigkeit, insbesondere im Umgang mit finanziellen und vertraglichen Dokumenten.

Sie erwartet ein hochinteressantes Arbeitsumfeld in einem motivierten Team. Das Beschäftigungsverhältnis beruht auf einem mit dem UAE Labour Law abgestimmten Arbeitsvertrag.

Die Vergütung erfolgt nach der für die Schule gültigen Gehaltsrichtlinie.