Assistant(e) de gestion polyvalent(e)

  • 1 rue de Stockholm, Paris, France
  • Temps complet

Description de l'entreprise

Cabinet de conseil en Relation Client, Extens Consulting est spécialisé dans l’analyse, le conseil, et la transformation du parcours client, avec en complément une offre de délégation des fonctions supports et management. 

Nos Consultants Extens Consulting totalisent jusqu’à 20 ans d’expérience dans le domaine de la Relation Client. Chaque année, nous accompagnons plusieurs entreprises pour leur permettre de se différencier via l’Expérience Client, sur des marchés hautement concurrentiels.

Grâce à notre réseau de Consultants déployé à travers une vingtaine de pays, nous avons la possibilité d’intervenir à travers le monde entier et résoudre toute problématique locale en relation client.
 

Description du poste

Nous recherchons, dans le cadre de notre développement, une coordinatrice des Opérations pour faciliter l’activité du Directeur des Opérations, en garantissant le bon fonctionnement administratif, organisationnel, et budgétaire. La coordinatrice est l' "ambassadrice" du cabinet, elle intervient en véritable appui entre son manager, les consultants, les clients et les prestataires.

Missions

Gestion administrative

  • Gérer la relation avec l’ensemble des interlocuteurs de l’activité des Opérations (Accueillir, réceptionner et émettre des appels téléphoniques)
  • Administrer les rendez-vous et les déplacements en France et à l’étranger-Organiser les réunions de production (planification, invitation, réservation des salles de réunion...)
  • Formaliser différents comptes rendus
  • Assurer le suivi des congés des collaborateurs

Optimisation de l’activité production

  • Être le garant de la visibilité de l’ensemble des projets conduits au sein du cabinet
  • Remonter l’information pertinente et les points critiques sur l’activité opérationnelle auprès de votre manager
  • S’assurer de la bonne saisi du temps passé des consultants sur les différents projets
  • Elaborer, suivre et analyser les tableaux de bord

Gestion budgétaire

  • S’assurer de la rentabilité des missions
  • Suivre la facturation des clients et des prestataires
  • Enregistrer et transmettre les devis

Gestion qualité de la relation client et des prestations

  • Gérer les demandes et les réclamations clients
  • Contribuer à l’amélioration continu des prestations conseils
  • Effectuer une veille sur la satisfaction des clients
  • S’assurer qu’un retour d’expérience soit formalisé par les consultants en fin de mission
  • D’autres actions pourront être à mener en fonction des besoins

Sourcing

  • Recueil, analyse et validation des besoins en matière de recrutement, auprès du service demandeur,
  • Sélection du candidat après avoir effectué un tri des dossiers de candidatures et une première sélection téléphonique, recevoir les candidats en entretien,
  • Présenter les principales missions, les enjeux et le profil du poste au candidat,
  • Rédiger ensuite un compte rendu descriptif et analytique de l’entretien,
  • Relever quotidiennement les candidatures spontanées sur la boite mail du cabinet et sur les différents outils,
  • Gérer les réponses aux différentes candidatures en fonction des décisions prises

Déplacements

  • Des déplacements sont prévus en Ile-de-France, ponctuellement en province et à l’étranger

Qualifications

De formation BAC+2, vous avez une expérience confirmée de 3 à 5 ans 

Votre français à l’écrit et à l’orale est exemplaire (« une belle plume avec une orthographe irréprochable »)

Votre anglais est fluent tant à l’oral qu’à l’écrit.

Vous maîtrisez le pack office (Word, Excell, Powerpoint) et les outils informatiques en général avec lesquels vous avez un réel plaisir.

    Informations complémentaires

    Qualités requises

    On dit de vous que vous êtes organisé(e) et structuré(e) et que vous avez un bon relationnel

    Vous faites preuve également de pédagogie et d’une facilité d’adaptation.

    Autonome, tout en ayant un esprit d’équipe, votre curiosité vous pousse à aller de l’avant et à trouver les réponses aux questions auxquelles vous êtes confronté(e).

    Vous êtes réactif(ve), impliqué(e)

    Vous faites preuve d’initiative et de proactivité, nécessaire à la réussite des projets que vous serez amené à réaliser.

    La communication écrite et orale et votre esprit analytique et de synthèse sont vos points forts.

    Votre enthousiasme et votre créativité seront vos atouts pour réussir.

    Rémunération
    Selon expériences