Caribbean University is a non-profit higher education institution with locations in Bayamón, Carolina, Ponce and Vega Baja.  It has a holistic and comprehensive, open-door policy towards higher education.

Propósito principal del puesto:

Trabajo administrativo de carácter normal que consiste en articular y apoyar las operaciones administrativas de la Oficina del Director(a) de Recinto.  Típicamente, conlleva administrar las labores de la Oficina así como coordinar, controlar, registrar, referir y procesar transacciones y documentos que se reciben o se generan inherentes a la operación, según las instrucciones generales, el plan de trabajo, las metas y los objetivos trazados.

Tareas y responsabilidades

1. Recibir al público y canalizar o referir a cada área.
2. Encargada del manejo general de documentos:

• Recibir correspondencia y distribuirla a cada una de las áreas.
• Fechar la correspondencia recibida.
• Enviar la correspondencia a las diferentes áreas de la Universidad.
• Fotocopiar cada documento antes de salir de la Oficina

1. Archivar diariamente toda documentación en las carpetas provistas para cada asunto. Mantener los archivos en estricto orden y sin duplicados.
2. Contestar el teléfono, enviar emails y faxes.
3. Anotar mensajes recibidos y dar seguimiento
4. Preparar tablas, cartas, memorandos, informes, o cualquier documento necesario.
5. Preparar requisiciones de compra y darles seguimiento.
6. Dar seguimiento a asuntos en trámite. 
7. Coordinar y mantener itinerario/agenda de actividades y los componentes del equipo de trabajo.
8. Administrar y coordinar las labores de la Oficina.
9. Atender personalmente o por vía telefónica diversos asuntos.
10. Dar apoyo a las demás áreas de la oficina.
11. Asistir al Director(a) de Recinto en reuniones, tomar y transcribir minutas.
12. Manejo de asuntos y documentos de alta confidencialidad.
13. Cualquier otra tarea relacionada que le sea solicitada.

· Bachillerato en Sistemas de Oficina de una institución acreditada

· Dos años o más de experiencia en funciones relacionadas

· Conocimiento en Office 365 (Outlook, Word, Power Point, Excel, Teams & Forms)

. Servicio al estudiante 

· Bilingüe (Español e Inglés)

· Buenas destrezas de comunicación oral y relaciones interpersonales

. Disponibilidad para trabajar horas extras y sabados 

Favor de enviar resumé con evidencia académica.

Patrono con Igualdad de Oportunidades de Empleo (M/F/H/V)