Fort de sa vaste collection (archives, dessins et estampes, photographie et nouveaux médias, fonds de bibliothèque) et grâce à ses expositions, ses programmes publics et ses possibilités de recherche, le Centre Canadien d'Architecture (CCA) joue un rôle de premier plan dans l'avancement des connaissances, la promotion de la compréhension du public et l’élargissement du débat sur l'architecture, son histoire, sa théorie, sa pratique et son rôle dans la société actuelle. 

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Identification de l’emploi

• Titre de l’emploi : Coordonnateur.trice, Public
• Division: Programmes
• Service: Public
• Supérieur immédiat : Directeur Associé, Programmes
• Statut: Contractuel (3 ans), temps plein (35 heures par semaine)
• Durée de l'affichage: 2 au 27 août 2023
• Entrée en poste : septembre 2023

Sommaire de l’emploi 

La division des Programmes du CCA effectue des recherches et organise des expositions et des programmes publics en tant que production culturelle afin de suggérer de nouvelles perspectives pour le débat architectural, et pour catalyser de nouvelles pistes de réflexion. Les programmes publics conçoivent et déploient des projets visant à générer de nouvelles idées et des rencontres avec un public varié.

Les responsabilités liées à ce poste comprennent la coordination de tous les programmes publics élaborés par le Service, y compris, mais sans s'y limiter, les conférences, les séminaires, les tables rondes, les conversations, les résidences, les lancements de livres, les projections, les visites guidées, les ateliers, les vernissages, les séances publiques universitaires. Le titulaire appuie l’élaboration de programmes publics en personne et virtuels en développant une planification complète et en assurant un flux logistique fluide pour les événements, de la conception aux phases de recherche, en passant par la livraison, la postproduction, la collecte de commentaires et leur analyse. Le titulaire tient à jour tous les calendriers et coordonne la communication interne pour les programmes publics, avec les autres divisions et services du CCA et avec les collaborateurs externes.

Principales responsabilités de l’emploi

• Coordonner la planification des événements numériques et physiques initiés par le Service, depuis la conception jusqu’à l’archivage, en passant par le développement et la réalisation
• Coordonner les horaires, les réunions, les ordres du jour et les scénarios pour les événements et tient à jour le calendrier général des programmes publics
• Communiquer toutes les informations pour le site web, les médias sociaux et les sites externes
• Coordonner la logistique des événements tels que les réservations individuelles et de groupe, l'aménagement de l'espace, les plans de sécurité, les exigences en matière d'équipement et d'audiovisuel, les besoins en personnel, les services de traiteur, les permis nécessaires à la tenue d’événements
• Mettre en place des flux de travail et faciliter les communications internes et externes pour les événements initiés par les programmes publics
• Préparer des rapports d'avancement et des rapports statistiques, des évaluations et tenir à jour le système d'archivage des programmes publics
• Diriger les réunions de coordination des programmes publics et communiquer l'état d'avancement et le suivi des projets
• Suivre les coûts des événements publics et signaler tout écart par rapport au budget au Conservateur, Public

Prise de décision et autonomie

• Faible niveau de prise de décision : La nature et le type d'événements doivent être validés avec le superviseur et, dans certains cas, avec le directeur associé des programmes

• Niveau moyen d'autonomie en ce qui concerne les décisions spécifiques liées aux événements (présentations des invités, flux de travail avec les collaborateurs externes).

Problématique et défis

• L'approche collaborative, l'esprit d'équipe et la capacité à naviguer dans les flux de communication interne sont des compétences essentielles pour ce poste
• Le candidat doit travailler avec plusieurs équipes et assurer la mise à jour de plusieurs documents sur une base régulière

Conditions de travail spécifiques

• Travailler dans un environnement de bureau et partiellement à distance (35 heures par semaine)
• Horaire flexible, y compris travail occasionnel le soir et le week-end (principalement lors d'événements publics)

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ENGLISH VERSION

Job identification

• Job title: Coordinator, Public
• Division: Programs
• Service: Public
• Supervisor: Curator, Public
• Status: Contractual (3 years), Full time (35h/week)
• Posting period: 2 to 27 August 2023
• Job entry: September

Job summary/Purpose of the job

The CCA Programs division researches and organizes exhibitions and public programs as a form of cultural production to suggest new perspectives for architecture debate, and as a catalyst for original inquiry. Public programs extend and reflect projects to generate new ideas and encounters with diverse publics.

The responsibilities of this job include coordinating all public programs initiated by Public, including but not limited to lectures, seminars, round tables, conversations, residencies, book launches, screenings, tours, workshops, openings, University Open Sessions. The incumbent supports the development of in-person and virtual public programs by developing comprehensive planning and ensuring a fluid logistic workflow for the events, from concept through research phases to delivery, post-production, collection of feedback and analysis. The incumbent maintains all schedules, coordinating internal communication for public programs, other CCA divisions and services, and with external collaborators.

Key responsibilities

• Coordinates the planning of physical and digital events initiated by Public, from conception and development to delivery and archiving
• Coordinates schedules, meetings, agendas, scenarios for the events and maintains the general calendar of public programs
• Communicates all information for website, social media, external sites
• Coordinates the logistics of the events such as individual and group reservations, space set-up, security plans, equipment and audiovisual requirements, staff needs, catering, permits.
• Implements workflows and facilitates internal and external communications for events initiated by Public
• Prepares progress and statistical reports, evaluations and maintains the Public programs filing system
• Leads coordination Public meetings and communicates project status and follow-ups
• Tracks costs of Public events and reports any budget deviation to Curator, Public

Decision-making and Autonomy

• Low Level of Decision Making: Nature and type of events need to be validated with the supervisor and in specific cases, with the Associate Director, Programs.
• Average level of autonomy regarding specific decisions related to events (guests presentations, workflow with external collaborators).

Issues and Challenges

• Collaborative approach, team spirit and capacity of navigating internal flows of communications is essential skill for this position
• Required to work across multiple teams and ensures the updating of several documents on a regular basis

Specific Working Conditions

• Expected to work in an office environment and partially remotely (35 hours per week). Flexible schedule, including occasional evening and weekend work (mostly during public events)

Qualifications requises pour l’emploi

• Niveau de scolarité et formation : Certificat ou baccalauréat en gestion de projets et d’événements, en muséologie, en gestion d'organisations culturelles, en art ou en design
• Nombre d’années d’expérience pertinente : 1 à 3 ans de coordination et de gestion de projets culturels
• Parfaitement bilingue en français et en l’anglais; habileté en rédaction et révision de documents
• Connaissance approfondie de la méthodologie de gestion de projet et expérience en planification, coordination et mise en œuvre d'événements dans le domaine culturel
• Expérience dans la supervision et dans l’élaboration et la mise en œuvre d’activités éducatives muséales pour divers types d’auditoire (enfants, groupes d’étudiants, groupes familiaux spécialisés)
• Excellentes habiletés en planification et en gestion des échéanciers
• Bonnes compétences en informatique
• Connaissance avancée de la méthodologie de gestion de projet
• Un intérêt marqué pour l'architecture et l'environnement bâti est un atout

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ENGLISH

• Education: Certificate or Bachelor degree in project and event management, museology, management of cultural organization, art or design
• Number of years of relevant work experience: 1 to 3 years in cultural project coordination and management
• Fluent in French and English; ability to write and revise documents
• Advanced knowledge of project management methodology and experience in planning, coordination and implementation of events in the cultural field
• Experience in supervision and in the development and implementation of museum educational activities for different audiences (children, student groups, specialized family groups)
• Planning and deadline management skills
• Good computer skills
• Advanced knowledge of project management methodology
• Strong interest for architecture and for the built environment would be an asset

Vous profiterez des avantages suivants

• La conciliation travail-vie personnelle, avec possibilité de télétravail partiel
• Horaire 35h/semaine et politiques d’heures flexibles
• 4 semaines de vacances dès la première année
• Quantité généreuse de jours de congé de maladie, de congés personnels et de jours de congés du CCA
• Assurances collectives, programme d’aide aux employés et régime de retraite disponibles
• Accès aux expositions du CCA et rabais sur ses publications et à la librairie

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de présentation) au plus tard le 27 août 2023, à l’attention de la division Personnes et Culture du Centre Canadien d’Architecture. Seuls les candidats retenus seront contactés.

Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi et encourage la diversité. Le CCA invite toute personne possédant les compétences mentionnées dans l’affichage de poste à soumettre leur candidature. L’utilisation du genre masculin n’a pour but que d’alléger le texte et comprend tous les genres.

Pour connaître toutes les opportunités d’emploi au CCA, visitez notre site web: www.cca.qc.ca

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You will enjoy the following benefits:

• Work-life balance, with the possibility of partial telework
• 35 hours/week schedule and flexible hours policy
• 4 weeks of vacation after the first year
• Generous amount of sick days, personal days and CCA days
• Group insurance, employee assistance program and pension plan available
• Access to CCA exhibitions and discounts on CCA publications and at the bookstore

Please submit your application (resume and cover letter) to the attention of the People and Culture division of the Canadian Centre for Architecture, 1920 rue Baile, Montreal (Quebec) H3H 2S6. The application deadline is 27 August 2023. Only successful applicants will be contacted.

The CCA has an employment equity policy and encourages diversity. The CCA invites applications from anyone with the qualifications listed in the job posting.

 To find out about all the employment opportunities at the CCA, visit our website: www.cca.qc.ca