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Nous n’avons cessé de prospérer au cours des huit dernières décennies grâce à la force de nos employés et à la confiance de nos clients, établissant ainsi notre présence au niveau mondial et diversifiant nos expertises. Prends part à AIM Global, une chaîne intégrée comprenant cinq divisions qui travaillent en collaboration pour revaloriser des ressources, dont les métaux, les déchets de construction, les véhicules hors d’usage et les espaces urbains. Nous investissons dans nos installations et nos employés pour garantir un meilleur avenir pour tous.

C’est simple ; nous le faisons bien. Nous visons l’excellence.

Le rôle d'assistante exécutive chez AIM fournit un soutien administratif aux cadres exécutifs, gère les ressources en matière de voyages et de divertissements et apporte un soutien personnel aux propriétaires de l'entreprise.  Ce poste se rapporte au vice-président de l'excellence opérationnelle.

Les principales responsabilités associées à ce rôle se répartissent en trois catégories :  Soutien administratif aux cadres exécutifs, gestion des ressources de voyage et de divertissement, soutien personnel aux principaux actionnaires :

Soutien administratif aux principaux dirigeants

• Préparer la correspondance, les notes de service, les notes de frais pour le président et les autres membres de l'équipe de direction ; effectuer des traductions si nécessaire
• Assurer le secrétariat du comité de gestion : publication des ordres du jour, des procès-verbaux, etc.
• Planifier les réunions avec les clients et les autres visiteurs
• Réserver des voyages et des divertissements pour les cadres exécutifs
• Maintenir les bureaux exécutifs organisés (par exemple, archivage, classement, etc.)
• Effectuer diverses recherches en fonction des besoins de la direction

Gestion des ressources de voyage et de divertissement

• Planifier et gérer l'utilisation et la logistique des avions d'entreprise (flotte de 4 avions et 1 hélicoptère),
• Comprendre les exigences et les besoins des différents utilisateurs
• Coordonner la planification avec Starlink et les pilotes et s'aligner avec les propriétaires
• Communiquer aux passagers les itinéraires, les heures de départ, etc.
• Planifier et gérer l'utilisation et la logistique liées aux billets et aux spectacles de hockey pour plus de 30 personnes au Centre Bell
• Planifier et gérer l'utilisation des biens de l'entreprise (condos, camp de pêche, etc.)
• Remplir les demandes de remboursement et les dossiers relatifs aux dossiers personnels, aux propriétés de l'entreprise et aux autres biens des propriétaires

Soutien personnel aux actionnaires

• Gérer les dossiers personnels et certains événements en collaboration avec d'autres membres du personnel privé
• Fournir sur demande un service personnalisé selon les besoins

Compétences recherchées:

Dédié/travaillant: capable de traiter le travail comme une priorité absolue ; orienté vers l'exécution et la recherche de solutions

Orienté service à la clientèle: capable d'anticiper et de réagir aux besoins des clients ; désireux de fournir un service inégalé avec une attitude positive

Organisé: capable de maintenir plusieurs projets en cours en même temps ; capable de respecter les délais

Articulé/Bilingue: Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite en français et en anglais ; capacité à communiquer clairement et professionnellement avec tous les niveaux de l'organisation

Autonome: capable de fonctionner avec un minimum de direction

Digne de confiance: peut anticiper les risques et veiller à leur gestion ; rechercher activement des solutions aux problèmes potentiels

Professionnel/Discret: comprend l'importance de maintenir la confidentialité et de limiter les informations aux seules personnes qui ont besoin de les connaître

Courageux/Résistant: Capable de tolérer le stress et l'ambiguïté ; capacité à poser des questions et de participer aux décisions

Flexible: disponible pour travailler en dehors des heures normales de travail selon les besoins

Qualifications:

• Diplôme d’études collégiales ou universitaire
• Minimum de cinq (5) ans d'expérience pertinente dans un rôle similaire
• Expérience dans la gestion d'installations, d'avions d'affaires et/ou de voyages d'affaires
• De solides compétences en rédaction autant en français qu’en anglais
• Bonne connaissance de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
• Bonne connaissance des appareils mobiles (iPhone, Samsung et tablettes)

La Compagnie Américaine de Fer & Métaux et ses filliales offrent des opportunités d'emploi égales à tous. Le masculin est uniquement utilisé afin d'alléger le texte. Seules les personnes retenues pour entrevue seront contactées.